Büro- und Managementsoftware: Pro Struktur – contra Chaos

Mehr als ein Mail-Programm bietet die Büro- und Management-Software PROJEKT PRO, die sich durch integrierte Daten und eine zentrale Adressorganisation auszeichnet. PROJEKT PRO, die Bürosoftware für Architekten und Ingenieure, versteht den Alltag von Architektur- und Ingenieurbüros und wird exakt an den Anforderungen des Planeralltags entwickelt.

Das Projekt und die erste Planung

Die Zeitspanne zwischen erster Kontaktaufnahme mit dem potentiellen Auftraggeber und der tatsächlichen Beauftragung kann oft eine lange sein. Ab der ersten Kommunikation organisiert der Baustein „Projekte“ als oberste Instanz der Software sämtliche Interaktionen. Auch die Pläne: Verschiedene Planarten, verschiedene Typen, die unterschiedlichen Status – eine vollständige Dokumentation ist möglich. Für die Vergabe der Plannummer legt man einmalig Grundinformationen an, die eine Kontinuität in der Nummerierung und eine immer aktuell geführte Planliste gewährleisten. Direkt aus der Planliste können die Pläne per E-Mail oder Brief an Projektbeteiligte versendet werden. Die Beteiligten werden nur einmal projektbezogen definiert und dienen als bevorzugte Adressauswahl für die Kommunikation. Die E-Mail wird mit den Plänen im Anhang automatisch erzeugt und der Versand wird dokumentiert. PROJEKT PRO sorgt nicht nur für eine Planliste, sondern auch für eine Planversandliste.

Lückenlos und zuverlässig

Vielleicht ist nicht jedes Projekt für alle Mitarbeiter im Büro bestimmt. Die neue Version der Software ermöglicht eine einfache Steuerung der Zugriffsrechte.
Der Büroinhaber legt die Sichtbarkeit der Projekte mit allen zugehörigen Dokumenten fest: Vertraulichkeit ist damit gewährleistet. Neu ist auch die Zuordnung der Projektkommunikationen, -dokumente und Protokolle zu mehreren Schlagwörtern. So werden alle Kommunikationen zu einem Gewerk einfach gefunden.

Die Ausführung

Sie bringt eine Menge an Herausforderungen und Entscheidungen mit sich. Zwischen Jour fixe und Bauherrentermin, internen Besprechungen und Abstimmungen gilt es den Überblick zu behalten und das Besprochene zu dokumentieren. Dazu steht die Protokollfunktion in PROJEKT PRO zur Verfügung. Die Software bietet Effektivität durch einen standardisierten Workflow. Einmalige Angaben zu Eckdaten reichen aus, alle weiteren Protokolle können dupliziert werden, zum Beispiel mit der Übernahme nicht erledigter TOPs aus dem Ursprungsprotokoll. Es können Bilder eingefügt, Verantwortlichkeiten und Termine definiert werden.
Einzelne Protokollpunkte lassen sich mit einer Erinnerung oder einer Arbeitsanweisung für einen Mitarbeiter versehen. Das Protokoll kann bereits während eines Termins in Stichpunkten geschrieben und später im Büro synchronisiert werden. Per E-Mail wird es an den bereits eingestellten Verteiler versandt, dieser Vorgang wird automatisch in der Projektbeteiligtenliste dokumentiert. Der Anwender findet damit noch eine wertvolle Information mehr, zentral im Projekt.

Alles im Auge behalten

Die Beteiligtenliste ist es auch, die den Bezug zwischen Projekt und Adresse herstellt. Es gibt keine Begrenzung auf nur eine Liste pro Projekt, es können verschiedene sein. Mit einem Klick kann von der Projektkommunikation zum Adressaten gewechselt werden. Die Adressorganisation gilt deswegen auch als ein Kern der Management-Software von PROJEKT PRO: die gesamte Kommunikation, egal ob Briefe, Faxe, E-Mails oder Telefonnotizen sind nicht nur projekt-, sondern auch adressbezogen gespeichert und auffindbar. Wie gestaltete sich die Zusammenarbeit, gab es nicht noch einen anderen Ansprechpartner? Anwender haben alle Informationen im Blick.  Damit der Anwender nicht alle Informationen mehrmals ansehen muss, dafür sorgt die Neuerung im E-Mail-Bereich von PROJEKT PRO. E-Mails können überall gelesen und geschrieben werden. Ob in PROJEKT PRO, Outlook, Apple Mail oder anderen E-Mail-Clients, sie sind immer Teil der Projektkommunikation. Die vollständige Synchronisation der IMAP-Konten erspart doppelte Bearbeitung: markieren als gelesen und ungelesen, Zuordnung zu verschiedenen Postfächern, löschen. Jede Mail muss für alle Programme nur einmal angefasst werden. Die Software bietet dabei volle Mo-bilität und Flexibilität mit im Hintergrund konsistenten, integren Daten. Der Clou dabei ist: PROJEKT PRO sichert unabhängig von anderen Servern.

In Ordnung

Und nun wohin mit dem digitalen Vertrag, der gerade an den Bauherrn verschickt wurde? In den Ordner Verträge, in den Ordner Korrespondenz? Nein, in das Projekt. Der neue Baustein ’Dokumente’ organisiert sämtliche bisher in Datei-Browsern liegende projektbezogene Dokumente. Zeitgewinn und Effizienz trägt auch dieses Feature der neuen Version als Überschrift. Selbst von Finden kann keine Rede mehr sein – die Dokumente sind einfach da, wo sie sein sollen: in der Projektstruktur. Mit jeder Bearbeitung des Dokuments wird automatisch ein Stand gesichert. Änderungen können einfach nachverfolgt oder auch rückgängig gemacht werden. Schreib- und Leserechte schützen die Dokumente vor unbefugten Blicken und ungewollten Änderungen. Dokumente werden komfortabel und vollständig integriert organisiert. Die Software macht einen großen Schritt hin zu einem universellen Tool der kompletten Büroorganisation.

Nichts doppelt machen, was es schon gibt

Dahin geht auch der neue Baustein „Berichte“. Er nutzt die Vorteile von Berichtsvorlagen gewinnbringend. Mit Hilfe des Bausteins kann sich das Planungsbüro leicht und schnell eigene Vorlagen für ganz spezifische Anwendungen erstellen oder auf angebotene Vorlagen von PROJEKT PRO zurückgreifen.
Wichtiger Bestandteil des Konzepts ist ebenfalls die Einbindung in die Projektstrukturen. In einem Projekt können beliebig viele Aufträge angelegt werden und zu jedem Auftrag wiederum beliebig viele Berichte. Im Projekt und dem jeweiligen Auftrag erfasste Informationen, wie etwa  Projektname, Bauherr, Projekt-Nummer oder Bearbeiter sind als Variablen bereits in der Vorlage gesetzt. Sie werden nach der Verknüpfung mit einem Projekt automatisch befüllt. Nichts muss doppelt erfasst werden, die Information ist bereits vor-handen.
Zeitsparend unterstützt wird die datenbankgestützte Berichterstellung durch die in der gesamten Software verfügbaren Textbausteine. Auch lange Absätze, die zum Beispiel als Bewertungen in Gutachten oder Prüfberichten individuell verwendet werden, können direkt an jeder beliebigen Stelle des Berichts mit Drag and Drop eingesetzt werden. „Berichte“ von PRO management reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Gutachten und Berichten um bis zu 50 Prozent.

Büromanagement, bis die Arbeit das Büro verlässt

Professionelles Büromanagement setzt hier weiter an. Nach der Fertigstellung des Berichts werden die Adressaten aus der Beteiligtenliste ausgewählt und je nach Einstellung, Brief oder E-Mail mit dem Bericht als Anlage erzeugt. Innerhalb kürzester Zeit ist der Bericht beim Auftraggeber.
Alle erstellten Berichte sind nun ohne weiteres Zutun sowohl in der Projektstruktur verankert als auch bei den jeweiligen Adressaten des Berichts wiederzufinden. Der Bogen zur vollständigen Projektdokumentation und damit zum Risikomanagement ist geschlagen.

Zeit für das Wesentliche

Dokumentieren und Kommunizieren mit der Management-Software von PROJEKT PRO bedeutet für den Anwender, alle Projektinfos in einer Struktur zu organisieren. Leerlaufzeiten und veraltete Informationen werden vermieden, um stattdessen mit effizientem und einfachem Arbeiten Zeit für das Wesentliche zu gewinnen – der ungeordneten und sprudelnden Kreativität. (anm)