(Cloud-) Anwendungen integriert im CMS nutzen

Getrieben von der Diversifikation und der zunehmenden Nutzung unterschiedlichster Kommunikationskanäle durch Kunden, Partner oder Mitarbeiter sind der Ausbau und die Optimierung ihrer Multichannel-Strategie ein zentrales Thema auf der Agenda vieler Unternehmen. Es stehen immer mehr Kanäle zur Verfügung, über die Inhalte ausgegeben werden können: Inter- und Intranet, klassisch und an mobile Endgeräte, für Printprodukte, in Shops, sozialen Netzwerken und Smart-TV. Die Endnutzer erwarten mehr als Aktualität und schnellen Zugriff auf umfangreiche, an ihre Bedürfnisse und Interessen angepasste Informationen und Services, die einen echten Mehrwert bieten und heute als selbstverständliche Bestandteile eines Online-Auftritts betrachtet werden. Dazu zählen zum Beispiel Kartendarstellungen, Routenplaner, Videos, Community-Features oder Collaboration-Funktionen. Es geht vielmehr darum, die Nutzer über die unterschiedlichen Kanäle hinweg konsistent anzusprechen, sie dort „abzuholen“, wo sie stehen und ihnen ein ansprechendes, einheitliches Nutzungserlebnis zu bieten, egal welchen Kanal sie gerade als Kontaktpunkt wählen. Das Handling ihrer Webprojekte wird für Unternehmen deshalb immer komplexer. Sie benötigen Lösungen, mit denen sie die hohen Anforderungen der Nutzer erfüllen, dabei aber die Prozesse zur Bereitstellung der Inhalte immer effizienter gestalten und somit Zeit und Kosten sparen können.

Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen, die den Content-Managern im Unternehmen, also den Mitarbeitern in Redaktion, Vertrieb, Marketing und Unternehmenskommunikation, die Arbeit erleichtern und die Kernfunktionalitäten von Content-Management-Systemen sinnvoll erweitern. Beispielhaft sind hier Übersetzungsdienste, Bilddatenbanken und Bildbearbeitungssoftware, Video-, Geolocation-, Webanalyse-Tools, Enzyklopädien und Wikis, Search-Engine-Optimization-Dienste (SEO) oder Office-Programme. Viele dieser Anwendungen stehen längst als Cloud-Services oder SaaS-Angebote zur Verfügung. Diese standardisierten Dienste überzeugen durch ihre Flexibilität, nahezu beliebige Skalierbarkeit und Kostenvorteile, die sich durch die Nutzung „on Demand“ und die geringen Anforderungen an die eigene Infrastruktur ergeben.

Content integrieren

Alle diese Möglichkeiten bieten Redakteuren große Vorteile, stellen sie aber gleichzeitig vor die Herausforderung, das sich bietende Potenzial bei einem vertretbaren Zeit- und damit Kostenaufwand auszuschöpfen und die Redaktionsprozesse so schlank wie möglich zu halten. Dies gelingt, wenn sie die zur Verfügung stehenden Anwendungen nicht neben dem Content-Management-System, mit dem sie Webprojekte erstellen und pflegen, sondern integriert im CMS nutzen. Es wird so zur Content-Integration-Plattform und eröffnet viele Möglichkeiten für Effizienzsteigerungen im Redaktionsprozess. Denn die Anwender müssen ihre gewohnte Redaktionsumgebung nicht mehr verlassen und umständlich zwischen vielen verschiedenen Programmen wechseln, um Inhalte aus anderen Anwendungen zu nutzen. Jeder einzelne Klick, der dadurch bei der Content-Erstellung oder -pflege gespart wird, bedeutet am Ende des Tages eine deutliche Zeiteinsparung und damit niedrigere Kosten für die Pflege von Webauftritten.

e-Spirit, Hersteller des Content-Management-Systems FirstSpirit, hat mit dem so genannten AppCenter eine universelle Infrastruktur zur Einbindung beliebiger Web- und Desktop-Anwendungen in das CMS geschaffen. Durch die Integration stehen die gewohnte Oberfläche und die Funktionen der externen Applikationen direkt im CMS zur Verfügung. Inhalte müssen nicht mehr manuell übertragen, sondern können direkt, unabhängig von der Quelle und ohne Medienbruch, übernommen, redaktionell weiterverarbeitet und dann veröffentlicht werden – auf der eigenen Webseite, im Intranet und beliebigen weiteren Kanälen, beispielsweise in Newslettern oder für mobile Geräte. Drag & Drop statt Copy & Paste. Die Darstellung in den verschiedenen Ausgabekanälen kann vor der Veröffentlichung in der WYSIWYG-Vorschau kontrolliert werden.

Redaktionsprozesse optimieren

Das Potenzial ist enorm. Wie die Oberflächenintegration externer Anwendungen in die CMS-Arbeitsoberfläche Redaktionsprozesse optimiert, verdeutlichen zwei Beispiele: Office-Dokumente spielen eine zentrale Rolle im redaktionellen Alltag sowohl bei der Übernahme von Inhalten aus Office-Dateien in das Content-Management-System als auch bei der Änderung von Dokumenten, zum Beispiel Produktinformationen, Whitepaper oder AGBs, die auf der Webseite angeboten werden. Die Integration von Word, Excel und Powerpoint oder von anderen, auch Cloud-basierten Office-Anwendungen, erlaubt es dem Redakteur, Office-Dokumente nicht nur im Vorschaubereich des CMS anzusehen, sondern auch zu bearbeiten, zu speichern und Inhalte zur Veröffentlichung per Drag & Drop unter Beibehaltung der Formatierungen in die CMS-Eingabemasken zu übernehmen – ohne externe Office-Anwendungen starten zu müssen. Neben Textformatierungen werden auch Tabellen, Links und Bilder übernommen. Ein zeitintensives nachträgliches Formatieren und Anlegen der Elemente entfällt und dem Redakteur bleiben aufwändige Arbeitsschritte erspart.

Hohe Zeiteinsparungen ermöglicht auch die Einbindung von Online-Bilddatenbanken in die Redaktionsoberfläche. Online gekaufte Bilder müssen damit nicht mehr zunächst auf dem Server oder in ein MAM-System gespeichert und dann manuell ins CMS hochgeladen werden. Durch die Integration können Redakteure stattdessen direkt im CMS-Client die Webseite der Bilddatenbank aufrufen, wie gewohnt nach passendem Material suchen und die gewünschten Bilder in Originalauflösung direkt per Drag & Drop in die CMS-Medienverwaltung übernehmen – inklusive der notwendigen Copyright-Hinweise, Metadaten und der Daten für den Backlink. Bei kommerziellen Bilddatenbanken kann auch die Funktion zur Online-Zahlung eingebunden werden. Eine Duplikatsuche prüft automatisch, ob ein ausgewähltes Bild bereits im CMS vorhanden ist, und bewahrt vor möglichen Doppelkäufen.

So wie Office-Lösungen und Bilddatenbanken lassen sich beliebige weitere Anwendungen direkt im CMS nutzen – je nach Bedarf und den individuellen Anforderungen des Unternehmens. Wichtige Einsatzbereiche und häufig genutzte Lösungen sind beispielsweise Online-Videotechnologie, Geolocation, Webanalyse, Recommendation Engines, Social Media, Suchmaschinenoptimierung, E-Mail-Dienste, Übersetzungstools oder Online-Datenbanken sowie die Einbindung spezieller Eigenlösungen. Integriert in eine zentrale Redaktionsoberfläche können die Inhalte dieser Anwendungen und Datenquellen sehr einfach in unterschiedliche Webprojekte übernommen und über die verschiedenen Kanäle veröffentlicht werden. So schaffen Unternehmen effizient konsistente Online-Erlebnisse und optimieren ihre Multichannel-Strategie nachhaltig.

Bestehende Investitionen sichern

Neben den Vorteilen, die der Einsatz einer Content-Integration-Plattform durch ihre Usability und die Optimierung von Redaktionsprozessen bietet, profitieren Unternehmen auch durch die Sicherung bestehender Investitionen. Über die einfache Integration von bereits vorhandenen Anwendungen in das CMS lassen sich diese weiterhin und sogar effizienter einsetzen. Aber auch für künftige Innovationen hält die AppCenter-Technologie alle Möglichkeiten bereit: Zusätzliche oder neu entwickelte (Web-)Anwendungen können problemlos eingebunden werden. Unternehmen können somit aus allen heute und künftig am Markt zur Verfügung stehenden Tools die für ihre Anforderungen am besten geeigneten auswählen und so von der vollen Innovationskraft des Marktes profitieren. Mit einer solchen Best-of-Breed-Strategie bleiben sie flexibel und unabhängig von einzelnen Herstellern.