Controlling-System in der Siedlungswasserwirtschaft: Ingenieurbüro hat Zahlen im Griff

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Controlling-System in der Siedlungswasserwirtschaft: Ingenieurbüro hat Zahlen im Griff

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Dass Ingenieure rechnen können, ist bekannt. Das gilt auch für Armin Uhrig von der Ingenieurgesellschaft Müller. Der geschäftsführende Gesellschafter optimiert seine Prozesse, um das Büro für Siedlungswasserwirtschaft effizient führen zu können. Um seine Zahlen im Griff zu haben, setzt Uhrig auf die Softwarelösung Kobold Control.
Controlling-System

Quelle: Ingenieurgesellschaft Müller mbH, Schöneck

Die 1979 gegründete Ingenieurgesellschaft Müller mbH ist mit 15 Mitarbeitern in der kommunalen Erschließung der Siedlungswasserwirtschaft in den Bereichen Abwasser, Wasserversorgung und Straßenbau tätig. Eines der jüngeren Tätigkeitsfelder sind die geografischen Informationssysteme. Schon in den 90er Jahren hat das Büro mit der Anlage von Kanalkatastern begonnen, aktualisiert die aufgebauten Datenbanken ständig und ist mit dem Datenaustausch mit anderen Anwendungen und Dienstleistern bestens vertraut. Nun folgt der nächste Schritt: ein Controlling-System.

Anforderungen ans Programm

Angefangen mit der Stundenerfassung vor weit über 20 Jahren, erkannte man schnell, dass die Softwareprogramme von Kobold Management Systeme den Anforderungen des Büros entsprechen und von der Benutzeroberfläche intuitiv zu handhaben sind. Gewünscht war auch eine große Flexibilität des Herstellers, damit dieser Wünsche und Anregungen wie zum Beispiel von den Siedlungswasserwirtschaftlern geforderte Berichte in die Software einarbeitet. Seit 2018 bearbeiten die Ingenieure alle Projekte mit Kobold Control, welches die Vorgängerversionen ablöste. Das Gesamtpaket mit angeschlossener Honorarkalkulation bietet dem Ingenieurbüro im Bereich Projektcontrolling und Büromanagement alle Leistungsbausteine und unterstützt den Bürochef von der Akquise bis zur Fertigstellung seiner Projekte.

Korrekte Kalkulation ist die Basis

Die Grundlage für ein wirtschaftlich erfolgreiches Projekt ist eine korrekte Kalkulation. Mit dem Programm kann der Ingenieur bereits in der Angebotsphase den erforderlichen Rahmen ermitteln. Auf Basis schon getätigter Projekte und der aktuellen Stundensätze lässt sich bei einem angenommenen Honorar die zur Verfügung stehende Stundenanzahl für das Projekt abschätzen.

Jeder Mitarbeiter beim Ingenieurbüro ist im System mit seinem Gehalt inklusive Lohnnebenkosten hinterlegt. Bei Projektbeginn können die Budgets für die einzelnen Leistungsphasen gebildet und darauf aufbauend die Soll-Stunden ermittelt werden. Diese errechnet das System über den Durchschnittsstundensatz, der bei vergangenen Projekten auf den einzelnen Phasen angefallen ist.

Controlling-System
Ansicht Drosselbauwerk GFK-Rohr DN 2400 Versetzen. Bild: Ingenieurgesellschaft Müller mbH, Schöneck

Controlling-System ermittelt Gemeinkostenfaktor

Darüber hinaus ist die Berechnung des Gemeinkostenfaktors ein wesentlicher Faktor. Das Controlling-System Kobold Control ermittelt den Gemeinkostenfaktor automatisch über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten. Dieser ist der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge nach dem Verursachungsprinzip.

Sonderleistungen in Rechnung gestellt

Während des Projektverlaufes geben die Mitarbeiter täglich ihre geleisteten Stunden projekt- und leistungsphasenbezogen in Kobold Control sowie getätigte Sonderleistungen in die Software ein. Große Beachtung schenkt man den Sonderleistungen. Fällt in manchen Büros ein Großteil der Sonderleistungen schlichtweg unter den Tisch, was fatale Folgen nach sich ziehen kann, nicht so aber bei der Ingenieurgesellschaft Müller. Dipl.-Ing. Armin Uhrig: „Da wir uns aufgrund der Spezialisierung unserer Tätigkeit und der durchzuführenden besonderen Leistungen oft außerhalb der HOAI bewegen, ist es wichtig, Sonderleistungen in der Software erfassen zu können, damit wir diese nicht vergessen zu fakturieren.“

Auch ist bei den Siedlungswasserwirtschaftlern die örtliche Bauleitung keine HOAI-Leistung, sondern frei vereinbar. „Ich muss wissen, wie viele Stunden auflaufen, um bei zukünftigen Projekten Referenzzahlen zur Hand zu haben und daraus Erkenntnisse ziehen zu können, zu welchen Preisen wir die Bauleitung anbieten“, erklärt Armin Uhrig.

Betriebswirtschaftliches Denken mit dem richtigen Controlling-System

Durch den Einsatz der Software denken die Mitarbeiter mittlerweile alle betriebswirtschaftlich und hinterfragen ständig, ob es vertragliche oder nicht vertragliche Leistungen sind, die sie gerade erbringen und geben diese dann dementsprechend ins Programm ein. Der geschäftsführende Gesellschafter erläutert: „Sind alle Sonderleistungen ins System eingegeben, sind das Weihnachtsgeld und die Boni für die Mitarbeiter sicher.“ Auch überprüft der Bürochef regelmäßig die von den Mitarbeitern eingegebenen Stunden und hat damit eine Basis, um zu entscheiden, ob Sonderleistungen in Rechnung gestellt werden können.

Controlling-System
Ansicht Drosselbauwerk, GFK-Rohr DN 2400 eingebaut. Bild: Ingenieurgesellschaft Müller mbH, Schöneck

Ständige Erfolgskontrolle

Fachingenieur Armin Uhrig hat sich vom ersten Tag seiner unternehmerischen Tätigkeit an mit der Wirtschaftlichkeit des Ingenieurbüros befasst. Stets ist er bestrebt, genauestens zu wissen, wie viele Stunden auf welcher Leistungsphase auf welchem Projekt geleistet werden und wie die Honorar- und Kostenseite aussehen. „Mit dem richtigen Controlling-System wie Kobold Control geht es schnell und zuverlässig“, lobt Uhrig.

Die Gegenüberstellung der projekt- und tätigkeitsbezogen Kosten mit den vereinbarten Honoraren ermöglicht zusammen mit der Kenntnis des Gemeinkostenfaktors eine ständige Erfolgskontrolle der Projekte und somit des Büros. Existieren Nachforderungen zu den zusätzlichen Leistungen vermerken die Mitarbeiter welche Leistungen sie warum erbracht haben. Dieses kann dem Auftraggeber genau dokumentiert werden, so dass dieser die Rechnungen ohne Beanstandungen bezahlt.

Dass der Einsatz eines Controlling-Systems nicht nur das Büro transparent darstellt, sondern sich schnell bezahlt macht, ist offensichtlich, wenn das Ingenieurbüro Sonderleistungen, die ansonsten nicht fakturiert worden wären, dem Auftraggeber gut dokumentiert in Rechnung stellen kann. Armin Uhrig ergänzt: „Für mich bietet Kobold Control eine komplette, transparente Kostenübersicht des Büros. Das versetzt mich in die Lage, strategische und gut fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen treffen zu können.“

Von Heike Blödorn.

Lesen Sie auch: Architekturvisualisierung: Wie die Bauphasen anschaulich werden

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