Durchgängiges Bauprojektcontrolling mit SAP

Futura AVA schlägt Brücke zwischen Einkauf und Technik, mit Integration in das SAP-System: Wiesbadener Softwarehaus Futura Solutions bietet durchgängiges Controlling von Bauprojekten. Das Controlling liegt den Bauherren mehr denn je am Herzen, und nicht erst, seit in spektakulären Bauprojekten zu viel schief gelaufen ist und die tatsächlichen Kosten beträchtlich von den Planziffern abweichen. Hier setzen die Wiesbadener Softwareentwickler mit ihrer SAP-integrierten AVA-Lösung an: Sie schlägt zum einen die Brücke zwischen Planern und Einkäufern. Und sie sorgt zum anderen dank der tiefen Integration in das SAP-System für einen durchgängigen, jederzeit überprüfbaren Prozess zwischen den beteiligten Abteilungen.

Vielfach läuft der Bauplanungs- und -ausführungsprozess heute noch so:

• rudimentäre Kostenermittlungen und somit lückenhafte Budgetierung
• nicht dokumentierte Planungsänderungen ohne Aufzeigen der monetären Auswirkungen
• fehlende fortlaufende Kostenermittlung sowie Wirtschaftlichkeits- und Renditeberechnung
• lückenhaftes Nachtragsmanagement
• fehlendes Bauprojektcontrolling aller Kosten

Ein durchgängiges, transparentes Controlling ist häufig schwierig, da verschiedene Systeme beteiligt sind (MS Excel, AVA-Programme, SAP, etc.) und dadurch viele Medienbrüche entstehen. Zudem erlaubt das Controlling meist nur einen nachträglichen Blick auf das bereits Geschehene („Vergangenheitsbewältigung“), ein wirkliches „Steuern von Kosten“ ist dadurch selten möglich.

Der Bedarfsträger definiert ein Projekt. Für das Projekt wird ein Budget ermittelt und genehmigt. Zur Kalkulation wird meistens MS Excel herangezogen. Die verantwortlichen Planer in den Fachabteilungen, ggf. mit Unterstützung von externen Fachplanern erstellen mit einem klassischen AVA-Programm die umfangreichen Leistungsverzeichnisse (LVs). Die Positionen der Leistungsverzeichnisse sollten und müssen die Planung umfänglich beschreiben. Auf der Grundlage der Angebote zu den Ausschreibungsunterlagen werden dann die Verhandlungen mit den Bietern geführt.

Im Laufe der Ausschreibung ergeben sich bereits die ersten Planänderungen. Die will der Einkauf im Zuge der Gespräche mit den Bietern verhandeln. Ab diesem Zeitpunkt sind die Angebote der einzelnen Bieter nicht mehr vergleichbar, aufgrund der ersten Planänderungen „individualisiert“ sich die Vertragsgrundlage. Es wird zwar ein Verhandlungsprotokoll geschrieben, das Leistungsverzeichnis wird jedoch selten fortgeschrieben. So entsteht eine erste Differenz zwischen der Planung und dem Ist-Zustand – es folgt die erste Dokumentationslücke.

Der Einfachheit halber werden die Leistungspakete pauschaliert und für die Abwicklung und Abrechnung werden Zahlungspläne erstellt. Das ist soweit so gut gemeint, aber nicht gut gemacht: Denn die einmal aufgegebene Transparenz nimmt nun ihren verhängnisvollen Lauf bei der weiteren Projektabwicklung und –steuerung. Die Nachteile dieses Verfahrens liegen auf der Hand: Es fehlt eine durchgängige und nachvollziehbare Dokumentation, die Transparenz geht verloren und – vor allem – es läuft am SAP-System vorbei: Aufträge werden in der AVA fixiert und parallel dazu manuell in SAP eingetragen. Dazu erfasst der Einkauf im SAP-System nur die kumulierten Auftragswerte, weil er den hohen Aufwand scheut, die einzelnen Leistungszeilen eines Auftrags einzutragen.

Kritisch wird es im Änderungsfall und der ist ja nun einmal bei Bauprojekten an der Tagesordnung und dies aus vielerlei Gründen. Ein Nachtragsmanagement findet jedoch im oben skizzierten Prozess nicht wirklich statt und dem Controlling fehlt damit auch die Transparenz. Der oben aufgezeigten Einfachheit halber wird dann noch in der Konsequenz in SAP mit unbegrenzten Übererfüllungen gearbeitet, was dem Controlling und vor allem der Projektsteuerung nun endgültig den Boden entzieht. Einmal abgesehen davon, dass weder in der AVA, noch in SAP transparent und durchgängig alle Kosten abgebildet werden. Eine halbwegs genaue Liquiditätsplanung wird so fast unmöglich.

Dank des in SAP integrierten AVA-Prozesses ist mit Futura ein lückenloses Controlling möglich. So können Budget- oder Schätzwerte zwischen den Systemen ausgetauscht und Ist-Kosten abgeglichen werden. Das in SAP eingestellte Obligo wird dabei stets aktualisiert – eine integrierte Liquiditätsplanung hiermit überhaupt erst möglich. Auch das Nachtragsmanagement bereitet keine Schwierigkeiten mehr, Nachträge werden auf Knopfdruck nach SAP übertragen und führen zu automatischen Bestelländerungen, ein manuelles Nacharbeiten im SAP-System entfällt.

Die Futura AVA soll auf diese Weise den am Bau Beteiligten nicht nur Zeit einsparen helfen – die Integration der Lösung in SAP verspricht den gesamten Bauplanungs- und Abwicklungsprozess transparenter zu machen und würde erst dadurch ein durchgängiges und gesichertes Bauprojektcontrolling ermöglichen.

Leistungsmerkmale der Futura AVA:

• Kostenkalkulation und Wirtschaftlichkeits- und Renditeberechnung.
• Austausch von Projektstrukturen und Schätz- bzw. Budgetwerten mit SAP.
• Online Angebotseinholung über das Futura Lieferantenportal auf Knopfdruck.
• Abbilden von Änderungsprozessen, Nachtragsmanagement.
• Die Steuerung der einzelnen, in SAP integrierten Prozessschritte durch Bedarfsträger, Einkäufer und Prüfer bzw. Bauleiter erfolgt ausschließlich in der Futura AVA und nicht in SAP. Das macht die Handhabung einfacher. Zur Kontrolle gibt es Status-Rückmeldungen aus dem SAP-System.
• Die Prozessintegration der Arbeitsbereiche des Kaufmanns (SAP-System) und des Planers und Bauleiters (AVA-System) macht doppelte Dateneingaben überflüssig und vermeidet so Eingabefehler.
• Die Leistungserfassung (Aufmaß) wird komplett auf die Seite des Auftragnehmers verlagert. Eine manuelle Eingabe oder ein manueller Import entfällt sowohl im AVA-System als auch in SAP. Das führt zu einer erheblichen Arbeitserleichterung und Sicherheit.
• Der Prüfprozess einer erbrachten Leistung findet online in der Kommunikation mit dem Auftragnehmer statt. Der Zeitaufwand für die Prüfung reduziert sich erheblich.
• Die Abrechnung der Leistungen wird dadurch sehr vereinfacht und beschleunigt, eine Rechnungsprüfung entfällt.
• Durch die integrierte Abbildung sämtlicher Kosten wird eine durchgängige Liquiditätsplanung und ein gesichertes Bauprojektcontrolling erst möglich.