ERP-Standardsoftware: Warum individuell nicht immer die beste Lösung ist

ERP-Standardsoftware oder individuelle Software? In der Automobil- und Luftfahrtbranche zählt die 1963 gegründete Grunewald-Firmengruppe mit Stammsitz im Nordrhein-Westfälischen Bocholt zu den Spezialisten für Formen und Werkzeuge sowie Prototypen und Kleinserien aus Metall und Kunststoff. Im Hintergrund werden die Prozesse von einer Unternehmenssoftware gesteuert – lange Jahre durch eine eigenentwickelte IT-Lösung, die mangels passender Standardlösungen über lange Jahre entwickelt und genutzt wurde. Die Unternehmenslösung wurde durch den Gründer und den langjährigen IT-Leiter auf der Basis von Microsoft Access erstellt und laufend gepflegt. Damit einher ging eine hohe Abhängigkeit bei der Pflege der Lösung, die eines Tages zum Risiko hätte werden können. Auch die Plattform Access genügte nicht mehr den Anforderungen.

Fepa von Planat passte optimal zum Bedarf

Eine ERP-Standardsoftware sollte zukünftig die Prozesse rund um Kalkulation, Auftragsverarbeitung und Produktion zukunftssicher abbilden. Im Rahmen einer Studienarbeit mit der Westfälischen Hochschule Bocholt nahm das hochspezialisierte Unternehmen ein Screening des ERP-Marktes vor, bei dem 20 Systemanbieter in einer ersten Runde analysiert wurden. Mit einer Shortlist von fünf Softwareherstellern begann eine Phase intensiver Workshops, bei denen die Lösungen nach den spezifischen Bedürfnissen untersucht wurden.

Den Zuschlag erhielt der ebenfalls mittelständische Softwareanbieter Planat, der auf mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Entwicklung von Unternehmenssoftware zurückblicken kann und mit Fepa eine speziell auf produzierende Unternehmen ausgerichtete ERP-Lösung anbietet. Da die Grunewald-Gruppe sowohl größere Losgrößen produziert, aber auch Einzelstücke fertigt, musste diese spezielle Herausforderung auch durch das ERP-System abgebildet werden. „Für uns war bei der Auswahl entscheidend, eine Systemgrundlage einführen zu können, die durch unsere starke eigene IT-Abteilung ebenso technologisch weiterentwickelt werden kann wie durch den Softwarehersteller selbst. Mit FEPA können wir sehr viel von unserem Bedarf bereits abbilden, und durch umfassendes Customizing gemeinsam mit den Entwicklern waren wir in der Lage, das System exakt auf unseren Bedarf zuzuschneiden“, sagt Ulrich Grunewald, geschäftsführender Gesellschafter der Grunewald GmbH & Co KG.

Über 170 Mitarbeiter fertigen in zwei Werken die spezialisierten Bauteile, die höchste Anforderungen erfüllen müssen. Das Geschäftsmodell in der Entwicklung und Optimierung metallischer Bauteile und Kunststoffkomponenten, von der Konstruktion über den Prototypenbau und Vorserie bis hin zu den Verfahren der Serienfertigung, stellt dabei besondere Ansprüche, die Grunewald etwa mit einer eigenen Betriebsdatenerfassung zur optimalen Auslastung der Fertigungsressourcen abdeckt.

Zentrale Steuerung über die ERP-Standardsoftware

Die verschiedenen Produktionsbereiche der Grunewald Gruppe sind nach den ISO-Normen 9001, DIN ISO 14001 und DIN ISO 50001 zertifiziert. Die Qualitätssicherung ist, bedingt durch die sensiblen Branchen Automotive und Luftfahrt, ein wesentlicher Bestandteil und erfordert umfassende QS-Einrichtungen für die Endfertigung, aber auch laufende Kontrollen bei der Herstellung. Zu den genutzten Mechanismen gehören ausführliche Pflichtenhefte für die einzelnen Bereiche und Schnittstellen zwischen den Abteilungen sowie eine intensive Prozessüberwachung, Materialkontrollen, Bemusterungen und Abnahmen mit entsprechenden Dokumentationen.

Das ERP-System Fepa ist dabei stets der Angelpunkt: „Bei allen Prozessen rund um unsere Produktion ist Fepa die Mitte. Die einheitliche und zentrale Datenhaltung ist für uns entscheidend. Unsere IT hat um diesen Kern noch eigene Apps und Module entwickelt und die passenden Schnittstellen gelegt – das Herzstück ist aber immer Fepa“, erklärt Ulrich Grunewald. Die modulare Struktur von Fepa hilft dabei, die Lösung optimal an den Bedarf eines Unternehmens anpassen zu können.

Neben der ERP-Standardsoftware ermöglichen sogenannte Branchenobjekte die gezielte Adaption von Fepa an die Bedürfnisse einer bestimmten Branche oder eines entscheidenden Unternehmenszwecks. Ebenfalls im Einsatz bei Grunewald ist ein großer Teil der Fepa-Add-ons, die spezifische Funktionen ermöglichen und sich nahtlos an den ERP-Kern der Lösung anfügen. Hinzu kommt, dass die schlagkräftige eigene IT-Abteilung weiterhin gemeinsam mit dem Softwarehersteller Planat eigene Lösungsbestandteile für Grunewald entwickelt, die allerdings alle den ERP-Kern von Fepa nutzen. Daher ist jederzeit auch für eine zentrale Datenhaltung gesorgt.

Schrittweise Migration der ERP-Standardsoftware

Nach der Entscheidung für die IT-Zukunft gemeinsam mit FEPA erfolgte die Migration im Jahr 2015. Um den laufenden Betrieb des Unternehmens nicht zu gefährden, erfolgte die Umstellung vom eigenen System in verschiedenen Schritten. So konnte jederzeit die Integrität der Anwendungslandschaft gewährleistet werden.

Speziell für den Einsatz in der Fertigung mit einem sehr hohen Qualitätsanspruch wurden kleinere Apps für den fertigenden Betrieb entwickelt, die bei Grunewald zum Einsatz kommen. Die eigene und überdurchschnittlich kompetente IT-Abteilung von Grunewald arbeitet dazu Hand in Hand mit dem Softwarehersteller Planat – ein Szenario, das mit einem großen ERP-Anbieter wohl kaum möglich wäre. Neben den eigenen Apps nutzt das Team von Grunewald umfassende Methoden zur Analyse und Auswertung. Entsprechende Dashboards stellt FEPA bereit, die jeweiligen Datenströme werden dazu spezifisch zusammengefasst.

Um die ERP-Standardsoftware als zentralen Daten-Hub zu etablieren – und vor allem Fremd- oder Insellösungen zu vermeiden, verbleiben alle relevanten Daten im ERP-Kern und werden von dort zur Verfügung gestellt. „Wir können mit FEPA sehr viel abbilden, was exakt unserem Bedarf entspricht. Besonders gefällt uns, dass wir gemeinsam mit Planat spezifische Funktionen zufügen können – dazu arbeiten unsere Entwickler eng mit dem Softwareanbieter zusammen. Eine solche Augenhöhe ist selten zu finden, zumal wir auch immer auf unsere persönlichen Ansprechpartner zurückgreifen können“, resümiert Ulrich Grunewald.

Für das Unternehmen liegt darin die Zukunft: Eine IT-Lösung, die einem Standard entspricht und damit zukunftssicher ist – aber auch den eigenen Eingriff durch die hauseigene IT erlaubt und sogar fördert.