PLM, PDM und DMS: Wie digitale Lösungen Prozesse beschleunigen & automatisieren

Die Firma 2G Energy ist einer der führenden Hersteller von Blockheizkraftwerken (BHKW) in Europa. Um den wachsenden Bedarf zu bewältigen, benötigt 2G saubere Produktstammdaten, Stücklisten und vor allem einen Ersatzteilkatalog. Ohne ein PDM/PLM-System war es nicht möglich, CAD-Modelle strukturiert mit Produktdaten zu hinterlegen. Diese wurden in der Vergangenheit in Projektordnern auf dem Server gespeichert. Dabei entstanden redundante Daten und CAD-Modelle funktionierten nicht mehr, wenn sich ein Dateipfad änderte. Weil ein großer Teil der Ersatzteile in den Konstruktionen steckt, fehlte auch die Basis, aus den Modellen einen Ersatzteilkatalog zu erstellen.

2G Energy: Brückenschlag von PLM, PDM und Dokumenten

2G entschied sich für die Einführung des PLM/PDM-Systems PRO.FILE mit Schnittstellen zu SolidWorks und Microsoft Dynamics NAV. Vier Monate später ging die Lösung im CAD-Umfeld bereits in den Echtbetrieb. „Bei PRO.FILE gefiel uns das Look & Feel sehr gut”, so erklärt Arne Köster, PLM-Projektleiter bei 2G. „Das System hatte ferner den entscheidenden Vorteil, dass es sich über reines Produktdatenmanagement hinaus für klassische DMS-Aufgaben eignet. Wir können durch die Navi­sion-Kopplung auch Dokumente aus dem ERP ablegen. Über eine integrierte Web-Anwendung lässt sich zudem ein automatisierter Prozess für die Eingangsrechnungsverarbeitung abbilden.“

Kopplung zu SolidWorks Routing

Mithilfe der ERP-Schnittstelle werden die Stücklisten aus PRO.FILE in Navision hinterlegt und angezeigt. Die Schnittstelle protokolliert alle Änderungen an den Stücklisten, die PRO.FILE an das ERP-System übergibt. Ein Highlight der Lösung stellt für die Konstrukteure die Kopplung mit SolidWorks Routing dar, einer Funktion des CAD-Systems zur Erstellung von Rohrleitungsbaugruppen. Stücklisten für eine Rohrbaugruppe in SolidWorks enthalten in der Praxis Sägeteile mit gleicher Artikelnummer und einer Sägelänge als Angabe für die Fertigung. So muss dort nur die Rohrbaugruppe angelegt werden und keine neue Artikelnummer.

Rechnungen: Elektronisch und revisionssicher

Schnellere Bezahlung und die dabei mögliche Geltendmachung von Skonti sowie Einsparung von Archivraum – auch dies sind die Vorteile, die 2G durch den Einsatz von PRO.FILE als Rechnungseingangsworkflow realisiert. Was zur Kernfunktionalität jedes heutigen DMS-Systems gehört, lässt sich mit einer DMStec-Lösung wie PRO.FILE in gleicher Weise abbilden. Sie zeichnet die gesamte Bearbeitungshistorie einer Rechnung auf. Hinter jedem Beleg hängt das Prüfprotokoll zur Dokumentation, wer den Vorgang wann bearbeitet hat. Das System ist dadurch revisionssicher und die Papierbelege können nach erfolgter Zertifizierung durch einen Wirtschaftsprüfer vernichtet werden.

Transparenz von Prozessen im Service

Bei 2G verbindet sich das DMStec-System auch mit einer Industrie-4.0-Anwendung. Die BHKW-Module sind mit Sensorik ausgerüstet, die erkennen, welche Komponente in der Anlage versagt. Die Anlagensoftware des BHKW schreibt dann ein Störungsticket direkt und vollautomatisch in PRO.FILE und löst damit unmittelbar einen Serviceprozess aus. Das Störungsticket wird in den richtigen fachlichen Pool einsortiert, der vom Techniker in der Folge abgearbeitet wird.

Zudem ermöglicht die Einführung des digitalen Formularwesens airform die volle Integration der Außendienst-Monteure in die internen Abläufe. In Navision erstellte Aufträge werden aus dem ERP-System ausgelesen und dem Techniker als vorausgefüllte Formulare im airform-Client zur Verfügung gestellt. Nach Bearbeitung und Rücksendung werden sie sowohl an PRO.FILE als auch an das ERP-System zur weiteren Verarbeitung übergeben. Ist der Serviceeinsatz abgeschlossen, werden die Daten von PRO.FILE automatisch den richtigen Prozessen zugewiesen. Notwendige PDF-Dokumente werden zeitgleich an den Kunden versendet.

Aéro Solutions: PLM nach Best-Practice-Prinzip

Auch Aéro Solutions aus Oberhausen benötigte eine PLM-Lösung. Der Experte für innovative Kühltechnologie für die Kraftwerks-, Petrochemie- und Stahlbranche muss bei der Produktentwicklung nicht nur technische, ökologische und wirtschaftliche Faktoren berücksichtigen, sondern auch zahlreiche komplexe, länderspezifische gesetzliche Richtlinien. Dies führt zu einem hohen organisatorischen Aufwand für jedes Projekt.

Im Zuge der Einführung des CAD-Systems SolidWorks suchte Aéro Solutions als Bindeglied zwischen der Engineering- und Prozessebene eine leistungsstarke PLM-Plattform. Sie sollte ermöglichen, die enorme Vielzahl an projektrelevanten Dokumenten, Daten oder Workflow-Ständen einfach, effizient und sicher zu bearbeiten, dokumentieren, aktualisieren und archivieren. Zudem gehörten der Austausch zwischen den internationalen Standorten und der Zugriff auf die Dokumente von jedem Arbeitsplatz aus zum Anforderungsprofil. Die Wahl fiel auf die PLM-Lösung von keytech, einem Unternehmen der PROCAD-Gruppe. Sie ermöglicht die Implementierung von PLM-Szenarien anhand vorkonfigurierter Best-Practice-Anwendungspakete. Die daraus entwickelten Strukturen und Prozesse bildeten die Grundlage für die Prozesse von Aéro Solutions, die an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens exakt angepasst wurden. Mit dieser Methode konnte Aéro Solutions rund 25 Prozent der in vergleichbaren Fällen entstehenden Einführungsprojektkosten einsparen.

PLM und DMS in einer Lösung

Da das PLM eine vollwertige DMS-Lösung umfasst, ist es in der Lage, auch große Datenmengen effizient und dauerhaft zu verwalten bzw. archivieren – ein wichtiges Leistungskriterium, da die hohen technischen und gesetzlichen Standards der Branche schnell zu mehreren Tausend Dokumenten pro Projekt führen. Auch unterhält Aéro Solutions Standorte in Frankreich, eine Übersetzung aller relevanten Dokumente ist für die Zusammenarbeit der Standorte unabdingbar. Realisiert wird dies durch eine Ausgabe von Zeichnungen und Stücklisten in der gewünschten Sprache. Auch die Verschlagwortung sowie automatisierte Dokumente und Texte im PLM-System sind mehrsprachig hinterlegt. Hinzu kommt eine Benutzeroberfläche in der jeweiligen Landessprache.

Fazit: Branchenübergreifend effizientere Prozesse dank PLM, PDM & DMS

Die Praxisbeispiele zeigen, wie sehr Industrieunternehmen aus höchst unterschiedlichen Branchen von PLM/PDM und DMS profitieren: Digitale, integrierte Lösungen beschleunigen sowohl technische als auch kaufmännische Prozesse, verschlanken und automatisieren sie, reduzieren den Arbeitsaufwand und erleichtern die Zusammenarbeit – zwischen unterschiedlichen Teams und über Ländergrenzen hinweg.

Der Autor Johann Dornbach ist CTO der PROCAD-Gruppe.