Projektsoftware: Fundierte Daten für bessere Entscheidungen

Michael Angermann ist seit 24 Jahren selbständiger Unternehmer und sagt: 'Wer als Planer seine Projekte nicht ausreichend dokumentiert, hat einen wichtigen Teil der Arbeit außer Acht gelassen.' Denn was kleine und mittlere Planungsbüros wirklich wettbewerbsfähig macht, ist effektive Projektsteuerung durch die Vernetzung aller verfügbaren Daten.

Mit mehreren Mitarbeitern reicht es nicht mehr aus, alles im Kopf zu haben oder schnell mal nachzusehen. Es ist essenziell, den aktuellen Kenntnisstand mit den Kollegen zu teilen, um den Zeitplan der Projekte auch bei Urlaub und im Krankheitsfall nicht zu gefährden.

'Wie alle Planungsteams arbeiteten wir in unserem Ingenieurbüro für Gebäudetechnik mit Listen, Tabellen und einer individuellen Ordnerstruktur - aber die Suche nach den Informationen in unterschiedlichen Programmen und die Anpassungen nach Updates sind einfach zeitraubend.' berichtet Angermann, der noch zusätzlich als Sachverständiger für Heizung, Sanitär und Schwimmbäderbau einen vielfältigen Wirkungskreis hat, was eine strukturierte Planung der Ressourcen notwendig macht.

Die Suche nach einer zentralen Datenbank-Lösung hat etliche Kriterien: In der Recherchephase ist es wichtig, planerische und abrechnungstechnische Arbeitsprozesse möglichst genau in der Software abgebildet zu wissen. Kleine und mittlere Büros brauchen eine Branchenlösung, denn für den zeitlichen und finanziellen Aufwand einer individuellen Programmierung ist oft weder die wirtschaftliche Grundlage noch eine lange Vorlaufzeit gegeben.

Die Entscheidung will gut vorbereitet sein: Internetrecherche, Vergleiche zum Anforderungsprofil, Demo-Versionen und Testphase – für den Planer zählen nur Fakten. Mit einer richtigen Bürosoftware sollten auf Tastendruck grundlegende Controlling-Daten zur Verfügung stehen, die für die Entscheidung über die Annahme zukünftiger Aufträge benötigt werden. 'Das ist wirtschaftlich gesehen deutlich sinnvoller, als sich auf das Bauchgefühl zu verlassen!' so Michael Angermann, denn die effektive Planung der Mitarbeiter und damit die Gestaltung der eigenen Liquidität bedeuten einen echten Wettbewerbsvorteil.

Interview mit Michael Angermann, Büroinhaber und Sachverständiger

Michael Angermann berichtet über die Erfahrungen bei der Auswahl der geeigneten Software-Lösung für sein Planungsbüro.

Warum sollte man eine Software für die Büro- und Projekt-steuerung in Betracht ziehen?

Michael Angermann: Der Wettbewerb um Bauprojekte wird größer. Die Arbeitszeit wird teurer und jede operativ verbrauchte Stunde treibt den eigenen Stundensatz nach oben, so dass die Konkurrenzfähigkeit darunter leidet. Um ein Büro wirklich wirtschaftlich zu führen, ist es unerlässlich, die eigenen Zahlen genau zu kennen und ein System zu verwenden, das mit einem Minimum an Arbeitszeiteinsatz ein Maximum an Komfort und Qualität für die Auswertung bietet.

Nach welchen Kriterien bewertet die Planungsbranche eine unterstützende Bürosoftware?

Michael Angermann: Hard- und Software ändern sich in immer kürzeren Zeitabschnitten und bei Rechner-Tausch oder Programm-Updates sind erneut Anpassungen erforderlich, um vorhandene Daten nutzen zu können. So ist eine sinnvoll nachvollziehbare Datenhaltung nicht wirklich möglich, wenn unterschiedliche Software verwendet wird. Oftmals sind unterschiedliche Programme für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Terminierungen und E-Mail als sogenannte Insellösungen gleichzeitig im Einsatz. Die Herausforderung einer erfolgreichen Lösung besteht darin, die dort verteilten Informationen zentral zur Verfügung zu stellen.

Ganz klar: Hersteller von Bürosoftware für Architekten und Ingenieure sollten sich spezifisch mit der Betriebsart eines planenden Büros im Bauwesen befasst haben, denn die Begrifflichkeit im Programm und die abgebildeten Arbeitsprozesse müssen zum Geschäftsinhalt passen. Möglichst alle operativ-organisatorischen Arbeiten mit einem einzigen Programm abzudecken, wird in jedem Büro viele Stunden  Einarbeitungszeit sparen und den Wissenstransfer unter den Kollegen erleichtern. Die komplette Vernetzung aller Informationen stellt den entscheidenden Wettbewerbsfaktor dar. Es wird also notwendig, alle Informationen eines Einzelprojektes wie Adressdaten, E-Mail Korrespondenz, Gesprächsnotizen, Projekt-Zeiterfassung und Planungsstand unter einer zentralen Projektnummer zu integrieren, so dass jeder Mitarbeiter auf einen Blick den aktuellen Planungsstand erkennen kann. 

Als zusätzlichen Pluspunkt kann das Programm verschiedene berufliche Tätigkeiten getrennt wirtschaftlich auswerten und dennoch im Gesamtsystem erfassen, bearbeiten und verwalten.

Inwieweit ist der Preis ein Kaufkriterium?

Michael Angermann: Vergleichbare Systeme unterscheiden sich preislich nicht enorm. Ein möglicher Preisunterschied von ein paar Tausend Euro amortisiert sich durch den Mehrnutzen einer entsprechend besseren Software-Lösung innerhalb weniger Monate, allein schon durch die Zeitersparnis.

Wie steht es mit der Umsetzung im Team und wie lange ist die Einführungsphase?

Michael Angermann: Bei intensiver und fundierter Recherche wird klar, dass jedes neue System die bisherige Arbeitsweise in Bezug auf Projektkommunikation und -dokumentation stark verändert. Der Erfolg und auch die wirtschaftliche Rentabilität einer solchen Entscheidung steht und fällt mit einer gut geplanten Einführungsphase und ausreichender Schulung der beteiligten Mitarbeiter. Als Unternehmer gerade hinter jenen Themen voll zu stehen, die einen internen Paradigmenwechsel bedeuten, ist grundlegend für die erfolgreiche Integration. Nach einem halben Jahr gehört das Arbeiten mit dem neuen System zum gewohnten Arbeitsalltag.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Implementierung einer Datenbank-Lösung?

Michael Angermann. Datenbankgestützte Bürosoftware bietet enorme Vorteile im Controlling: die stets aktuelle Information über den finanziellen Stand eines Projektes. Und über die Liquidität des eigenen Büros. Es wird möglich, zum richtigen Zeitpunkt zu erkennen, wann die Kosten aus dem Ruder laufen und warum. So können in den meisten Fällen entsprechende Nachträge der Honorarforderungen durchgesetzt werden. Die Schieflage später zu diskutieren, hat meist wenig Erfolg, weil die Gründe beim Bauherren nicht mehr im Bewusstsein sind.

Der Vorteil im Management-Teil der Software ist die zentralisierte Organisation der Projekte und damit das Potential für Arbeitszeitersparnis bei jedem einzelnen Mitarbeiter, weil Details und Dokumente schnell gefunden werden. Hier ist auch die dauerhafte Ablage der gesamten Projektdokumentation zu nennen, die zum Beispiel im Fall gerichtlicher Beweislagen schnell Zugriff auf lang abgeschlossene Projekte erlaubt. Aufgrund zahlreicher Einstellungen und gleichlautender Begriffe, die zentral durch ein Musterprojekt vorgegeben werden, ist die Ablagestruktur der Dokumente selbsterklärend und die Eingaben sind weniger fehleranfällig. Automatismen wie ein automatischer Protokoll- oder Planversand beschleunigen kommunikative Routineprozesse enorm und erlauben die Konzentration auf die planerischen Kernkompetenzen.

Wie wichtig ist der Kontakt mit dem Entwicklungshaus, trotz standardisierter Branchensoftware?

Michael Angermann: Es sollte zur Philosophie jeden Herstellers gehören, die sich verändernden Gegebenheiten der Branche im eigenen Programm abzubilden. Solche Verbesserungen entstehen in der Entwicklungsabteilung mit Experten aus dem Planungsbereich, gehen aber zum Teil auf Kundenfeedback zurück. 

Und, Branchensoftware lässt sich auch anpassen: Ein zentraler und nach außen deutlich sichtbarer Teil der Software-Lösung sind die Druckvorlagen. Jede Rechnung und jeder Brief ist ein Außenkontakt und sollte das äußere Erscheinungsbild widerspiegeln. Idealerweise sind hierfür die vorhandenen Formulare im Layout dem Corporate Design des Planungsbüros entsprechend anzulegen - entweder vom Kunden selbst oder in Unterstützung durch den Hersteller.

Ihr Rat an Architekten und Ingenieure, die bisher ohne zentrale Bürosoftware arbeiten?

Michael Angermann: Es ist durchaus sinnvoll, sich möglichst frühzeitig für die Verwendung einer datenbankgestützten Bürosoftware-Lösung zu entscheiden. Es steigert die Wirtschaftlichkeit meßbar, wenn sämtliche in der Software vorhandenen Funktionalitäten mit allen Ressourcen intensiv und umfangreich genutzt werden. Je früher ein kleines Team mit zwei oder drei Mitarbeitern transparent auf einer Datenplattform zusammenarbeitet, desto eher beginnt die Effektivität. Dabei tut eine intensive Schulungsphase dem Team erfahrungsgemäß sehr gut, um den gesamten Leistungsumfang des neuen Tools zu erfassen.

Wie kam es dazu, dass Sie als Partner bei einem Hersteller für Bürosoftware tätig sind?

Michael Angermann: Ich habe mich in den letzten zehn Jahren als Kunde und Nutzer von PROJEKT PRO intensiv in der Weiterentwicklung von ‘PRO controlling’ und ‘PRO management‘ engagiert. Da war es naheliegend, mit diesem Hintergrundwissen den österreichischen Planungsmarkt zu unterstützen. Seit 2015 berate ich Architekten und Ingenieure zum Thema ‘Professionelles Büromanagement’ und habe festgestellt, dass alle vor den gleichen organisatorischen Herausforderungen stehen. Meine Überzeugung ist stärker denn je: ein professionelles Controlling- und Management-System ist für die wirtschaftliche Projektsteuerung kleiner und mittlerer Planungsbüros unumgänglich.

Bild: Michael Angermann, Büroinhaber und Sachverständiger, im Gespräch.

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