Technische Dokumentation: Mobil auf Daten zugreifen

Der Spezialist für professionelle Dokumentationssoftware Docufy hat mit „TopicPilot“ eine Publikationslösung auf den Markt gebracht, die sofort einsatzfähig ist und die Daten aus der technischen Dokumentation aufs Smartphone oder Tablet bringt.
Die technischen Dokumentationen haben viele Namen: Betriebsanleitung, Montageanleitung, Benutzerhandbuch, Gebrauchsanweisung, Bordbuch, Serviceanleitung, Online-Hilfe usw. Sie alle bestehen aus Unmengen von Daten, die gesammelt, gebündelt, verdichtet und illustriert werden, um Maschinen und Vorgänge zu erklären oder um gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Früher waren dies immer „Handbücher“ – so genannt, weil sie als oft mehrere hundert Seiten dickes Buch in die Hand genommen wurden.

Aber die Welt hat sich rasend schnell verändert. Heute gibt es Bildschirme in allen Größen und Arten. Wir sind es von Google gewohnt, dass Wissen auf Knopfdruck verfügbar ist. Und vor allem: die intelligenten Suchmaschinen schaffen es, uns Antworten auf genau die Frage zu liefern, die wir gerade gestellt haben. Wir müssen nur die Google-Trefferliste anschauen – keine Inhaltsverzeichnisse oder Schlagwortregister durchstöbern, nicht vor- und zurückblättern in kiloschweren Wälzern. Informationen sind schnell, allzeit und überall verfügbar. Wenn wir wissen möchten, wie etwas aussieht, liefert Google die Bilder – und Youtube zeigt das entsprechende Video dazu.

Privat fortschrittlich – im Job ­antiquiert

Und wie schaut es in Unternehmen aus? Da werden technische Dokumentationen noch allzu häufig mit Textprogrammen wie Word erstellt, Bilder eingefügt, das Layout erstellt und ausgedruckt. Privat leben wir in einer Welt von mobil verfügbarem Wissen – im Unternehmen laufen wir durch Archive und stemmen Wälzer. Dabei könnte das in der technischen Dokumentation verfügbare Wissen so gut im gesamten Unternehmen genutzt werden: für den neuen Mitarbeiter, der die Maschine noch nicht kennt. Für den Servicetechniker, der zum Kunden fährt, für den Monteur in der Halle, für den Verkäufer auf der Messe oder für den neuen Ingenieur in der Konstruktionsabteilung, der sich in das Produktprogramm einarbeiten möchte.

Informationen müssen ­„klassifiziert“ werden

Doch wie macht man all die Daten verfügbar? Auch hier kann man sich im Internet abschauen, wie das geht. Da gibt es Schlagworte, sprich Tags, zu jeder Information und Metadaten geben Auskunft über die Inhalte von Websites. So werden Informationen quasi „beschriftet“ und können von Suchmaschinen gefunden werden. Ähnlich kann das auch in der technischen Dokumentation funktionieren. Der Spezialist für professionelle Dokumentationssoftware Docufy setzt auf ein Verfahren, das aus der Wissenschaft kommt: Prof. Dr. Wolfgang Ziegler, Leiter des Steinbeis Transferzentrums I4ICM an der Hochschule Karlsruhe, führte das Klassifikationsmodell PI-Class ein. Dies ist eine Methode für die modulare Erfassung von Informationen. Zentral sind dabei die beiden Dimensionen „Produkt“ und „Information“ sowie deren Einteilung in intrinsische (~ aus sich heraus) und extrinsische (~ von außen vorgegeben) Merkmale.“

Jede Information wird so klassifiziert und in einer XML-Datenbank abgespeichert. Damit ist sie eindeutig „beschriftet“ und so jederzeit abrufbar. Informationen sind dabei nicht nur Textbausteine, die beispielsweise die Funktion eines Schalters erklären, sondern auch Produktfotos, Sicherheitshinweise oder Demovideos.

Mobile Wissensdatenbank

In der Abteilung technische Dokumentation wird somit die Datenbasis für ein firmen­internes Wissenssystem erstellt. Und diese Datenbank kann mittels Smartphone oder Tablet mobil angezapft werden. Docufy hat dazu eine Out-of-the-Box-Lösung namens TopicPilot auf den Markt gebracht, die alle unternehmensweit verfügbaren Informationen auf mobilen Endgeräten, im Intranet und im Web publizieren kann. Die Software ermöglicht den Import aus jeglichen Quellen und die Ausgabe von Informationen verschiedenster Formate. Text-, Bild-, Grafik-, Audio- und Video-Daten, Tabellen oder PDF-Dokumente werden mit dem TopicPilot gerätespezifisch für Web, iOS und Android aufbereitet dargestellt.

Moderne Facettensuche

Uwe Reißenweber, Geschäftsführer der Docufy GmbH, sagt: „Wer bei Amazon einen Suchbegriff eingibt, bekommt automatisch Auswahlkriterien angeboten und erhält auch Resultate von „verwandten“ Suchan­fragen. Diese Suche nach Facetten war uns Vorbild für TopicPilot. Grundlage ist eine vom Dateiformat unabhängige, hocheffiziente Volltextsuche, die die Suchergebnisse in Facetten sortiert anbietet. Der Nutzer findet sich sofort zurecht, sieht alle verfügbaren Ergebnisse und kann sich diese als Favorit speichern. Mit der Publikationslösung TopicPilot bieten wir unseren Kunden so einen schnellen, kostengünstigen und professionellen Start ins Thema Enterprise Mobility.“

Unabhängige, effiziente Volltextsuche

Den schnellsten Start können dabei die Nutzer der Software Cosima go! hinlegen. Darunter sind Unternehmen wie die Chiron-Werke aus Tuttlingen, die Goldhofer AG, die ProMinent Dosiertechnik, d&b audiotechnik und viele weitere. In diesen Unternehmen sind die Weichen bereits Richtung Zukunft gestellt, denn durch die Arbeit mit dem XML-Redaktionssystem haben sie ihre Informationen bereits klassifiziert. Alle im Redaktionssystem Cosima go! vorhandenen Datenbestände können so in kürzester Zeit mobil verfügbar gemacht werden. TopicPilot kann jedoch auch Daten aus dem Dateisystem und aus verschiedensten Datenquellen problemlos nutzen. Der Schlüssel dazu ist die vom Dateiformat unabhängige, hocheffiziente Volltextsuche.

Je nach Nutzergruppe lässt sich der Informationszugriff via Sensor-, Bild- oder GPS-Informationen sinnvoll einschränken (“customized information”). Die Informationen können mittels Favoriten gekennzeichnet werden und ermöglichen damit ein schnelles Wiederfinden und Ordnen. Verschiedenste Informationen und Datenformate werden effizient verknüpft („What‘s related“). Das ist weit mehr, als eine Online-Hilfe derzeit leisten kann.

Datensicherheit

Die Datensicherheit ist durch die Verwendung von State-of-the-Art-Technologien und dadurch unterstützte, gängige Verschlüsselungs- und Verifizierungsmethoden und/oder Zertifikate gewährleistet. Ein optionales Benutzer- und Rechte-Management gibt zusätzliche Sicherheit.
Zeit- und Kostenersparnis
Uwe Reißenweber: „Da fast jeder die Nutzung von Smartphones oder Tablets gewohnt ist und TopicPilot sich intuitiv bedienen lässt, entfällt der Aufwand für die Einarbeitung komplett. Auch müssen nicht irgendwelche Handbücher für Servicetechniker oder Datenblätter ständig aktualisiert werden. Einzelne Informationen werden direkt im Datenbestand aktualisiert – die Suchergebnisse in TopicPilot sind somit immer auf dem neuesten Stand.“
Der weitaus größte Kostenkiller ist allerdings der zielsichere Zugriff auf gerade benötigte Informationen. „Diese immer aktuell und mobil zur Hand zu haben, ist fast unbezahlbar“, sagt Reißenweber.
So kann der Vertriebler beim Kunden alle technischen Details aufrufen, Fotos oder Filme zeigen, Gerätevarianten anbieten und erläutern usw. Der Servicetechniker kann auf dem Display der zu wartenden Maschine die Beschreibung von Funktionen oder die Spezifikation von Ersatzteilen heraussuchen. Die Schulungsunterlagen für die Technikeinweisung wird je nach benötigtem Umfang auf Knopfdruck zusammengestellt und natürlich die technische Dokumentation automatisch zu jeder Maschinenvariante erstellt. Auch das Internet oder Intranet kann technische Details und Fotos aus der XML-Datenbank stets aktuell herauslesen.
Reißenweber sagt: „Unternehmen, die zukunftsfähig sein wollen, müssen ihre Daten und Abläufe standardisieren, damit sie diese automatisieren können. XML ist eine Sprache, die jedes System versteht. Die Datenbanken können durch Schnittstellen mit SAP verbunden werden. Der Austausch von Daten nicht nur innerhalb eines Unternehmens, sondern auch zu Zulieferern und Kunden ist die Grundbedingung von Industrie 4.0. Aufbereitete Daten sind der Schlüssel dazu.“ (anm)