Technische Dokumentation und Handbuch: Verkaufsargument statt lästiger Pflicht

Die Docuneers aus Koblenz erstellen Technische Dokumentationen, die den Supportaufwand minimieren und durch verständliche Aufbereitung einen maximalen Nutzen bieten. Voll digital oder klassisch gedruckt zeigen sie, dass ein grafisch perfekt aufbereitetes Handbuch verkaufsfördernd wirkt und die Kundenbindung stärkt. Als Werkzeug der Wahl für die Technische Dokumentation immer dabei: Die CorelDRAW Technical Suite.

Egal ob Maschinenbauteil oder Gebäudeplan, nach der 3D- oder 2D-Konstruktion von Produkten und Projekten müssen diese Daten meist für die weitere Verwendung aufbereitet werden. Geht es um technische Handbücher, egal ob für Wartung, Bedienung oder die klassische Dokumentation, dann stehen hier umfangreiche Arbeiten an. Dabei werden direkt die vorhandenen CAD-Daten für diese Verwendung umgearbeitet und aufbereitet werden, natürlich unter Berücksichtigung gängiger Normen. Kein Wunder, dass diese Arbeit daher häufig ausgelagert wird. Die Docuneers aus Koblenz, ein Team aus technischen Redakteuren, Ingenieuren und Illustrationsprofis, hat sich eben darauf spezialisiert. Hier werden komplexe technische Sachverhalte in leicht verständliche Benutzerhandbücher, Ersatzteilkataloge und Wartungsanleitungen verwandelt.

Technische Dokumentation mit der CorelDRAW Technical Suite

Das Handwerkszeug dazu ist hier die CorelDRAW Technical Suite – mit dem integrierten Corel DESIGNER und XVL Studio stehen die passenden Tools parat, um schon in der Konstruktionsphase eines Projekts mit den noch nicht finalisierten CAD-Daten loszulegen. Dank der unzähligen Import- und Exportfilter der Software werden alle gängigen Formate gelesen und können unproblematisch weiterbearbeitet werden. „Die Technical Suite hat zudem eine praktische Abgleichfunktion integriert; wir können zu jedem Zeitpunkt aktualisierte Konstruktionsdaten nachladen, ohne wieder von vorne starten zu müssen. Das spart richtig viel Zeit und Nerven“, sagt Christian Engels, Geschäftsführer der Docuneers. Denn in vielen Fällen werden die Konstruktionsdaten tatsächlich aufwändig nachbearbeitet. Sei es mit dem Klassiker von dicken und dünnen Linien, um sie verständlicher darzustellen. Zerlegen einer Grafik als Explosionszeichnung, Platzierung von Callouts oder farbigen Hervorhebungen. All das erledigt das Team in Koblenz mit der CorelDRAW Technical Suite. Für die weiterführende grafische Aufbereitung und das Layout wird dann auf das in der Technical Suite ebenfalls enthaltene CorelDRAW zurückgegriffen, das auch für umfangreiche Handbücher vielfältige und effiziente Gestaltungsmöglichkeiten bereithält. Am Ende stehen dann perfekte Technische Dokumentationen, die bei den Docuneers als PDF, gedruckt oder über eine selbst entwickelte App- und Tablet-Lösung digital immer dort bereitstehen, wo sie auch tatsächlich benötigt werden.

Im Falle ihres Kunden Deutsche Vacuumtrockner war insbesondere die digitale Bereitstellung der Wartungshandbücher der ausschlaggebende Grund, die Erstellung dieser Arbeit in die Hände der Docuneers zu legen. Zunächst galt es vor allem, die terminliche Herausforderung zu meistern. Die Tüftler aus Sangershausen hatten im Frühjahr ein neuartiges Verfahren entwickelt, um jegliche Art von Stoffen nahezu verlustfrei per Vakuumtrocknung zu trennen. Standen erst Pharmakunden im Fokus, die durch dieses Verfahren höchst effizient selbst aus winzigen Mengen Flüssigkeit Trockenstoffe für Medikamente extrahieren können, geht es auch ganz groß: Kontaminierte Erde, beispielsweise von Öllecks oder anderen Chemikalien, kann mit diesem Verfahren ebenfalls „gereinigt“ werden. Dass dann die Anlage deutlich größer konstruiert wird als für ein Chemie- oder Pharmaunternehmen, liegt auf der Hand. Auf der Hand lag aber auch, dass für die Vakuumtrockner eine Technische Dokumentation erstellt werden musste, um sowohl gängigen Normen als auch der Produktsicherheit zu genügen. Und hier reagierten die Docuneers in Rekordzeit – die 3D-Konstruktionsdaten wurden umgehend in der CorelDRAW TechnicalSuite aufbereitet, nachbearbeitet, und von den technischen Redakteuren wurden die Erläuterungen geschrieben. Das Team verschaffte sich bei mehreren Vor-Ort-Terminen Verständnis für die Maschine und deren Bauteile ganz praktisch. „Uns hat überzeugt, dass die Docuneers wirklich tief in die Materie eintauchen und unser Produkt erst bis ins Detail verstehen wollten, bevor es mit der Erstellung der technischen Dokumentation los ging“, sagt Christoph Weidling, der Geschäftsführer der Deutschen Vacuumtrockner GmbH. Und so entstand innerhalb weniger Wochen die Basisdokumentation, die je nach gebauter Maschine schnell und unkompliziert mit der Technical Suite angepasst wird. Auch Sprachwechsel sind durch die Ebenenfunktion völlig unproblematisch machbar. „Egal ob Chinesisch oder Englisch, wir erledigen das auf Wunsch multilingual“, sagt Christian Engels von den Docuneers bei einem Besuch des Kunden mit der innovativen Trocknertechnologie.

Als Alleinstellungsmerkmal in der Branche ist jeder Vakuumtrockner, der das Werk in Sangershausen verlässt, mit mehreren QR-Codes versehen – mit der App der Docuneers oder dem mitgelieferten „Dokutablett“ rufen Bediener oder Monteure die benötigten Infos einfach digital auf: Die Suche nach einem gedruckten Handbuch entfällt; zudem kann über diesen Weg eine Dokumentation bei Bedarf auch unkompliziert aktualisiert werden. „Damit erleichtern wir unseren Kunden die Arbeit, denn ein gedrucktes Handbuch verstaubt meist in einer Ecke und ist bei Bedarf nie verfügbar. Per QR-Code und Tablet, beziehungsweise Smartphone-App ist hingegen die benötigte Info immer vor Ort und für jeden mit entsprechender Befugnis zugänglich. Auch das war ein Grund, die Arbeit an die Docuneers zu vergeben“, sagt Christoph Weidling.

Eine Technische Dokumentation ist also weit mehr als nur ein lästiges und notwendiges Übel. Vielmehr ist sie eine präzise an die Zielgruppe wie Endverbraucher und Servicetechniker gerichtete Information, die beispielsweise den bestimmungsgemäßen Gebrauch definiert. Dazu tragen exakte Montageanleitungen zur Sicherheit und einer maximalen Lebensdauer des Produkts bei. Grafisch und inhaltlich optimal aufbereitet, bietet die Technische Dokumentation damit einen hohen Zusatznutzen. Umso mehr ergibt es Sinn, diese Arbeit mit den passenden Partnern und der passenden Software durchzuführen, für maximalen Erfolg.

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https://docuneers.de

https://deutsche-vacuumtrockner.de

https://www.coreldraw.com/de/product/technical-suite/

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