Technisches Dokumenten-Management: Mehr als Schlagworte

„So einfach wie Google“ soll es sein, das neue Dokumenten-Management-System. Doch die reine Stichwortsuche hat Tücken: Sie bildet die Strukturen von komplexen technischen Systemen nicht ab und die sind essentiell für eine saubere Versionierung, Freigabeprozesse und Kollaboration zwischen den Disziplinen. Wie es besser geht.  von Frank Zscheile

Die Google-Maske in den Startbildschirm integriert und täglich neue Hashtags auf Twitter produzierend, machen wir uns in der Regel wenig Gedanken darum, wo und wie Informationen eigentlich abgelegt und wiederauffindbar sind. Die digitale Welt scheint ein unendliches Content Repository – ein perfektes Ablagesystem für Informationen – zu sein. Eine Blackbox, die – getriggert mit den richtigen Schlagworten – die just gewünschte Information ausspuckt. Doch ist das so? Gerade im Netz stößt man immer häufiger auf Falschinformationen – bewusst gestreut oder schlicht, weil die Info veraltet ist und niemand dafür zuständig ist, die Informationen zu einem Sachverhalt zentral aktuell zu halten.
Trotzdem verfahren heute viele Dokumenten- und Enterprise-Content-Management-Systeme (DMS und ECM) nach dem Muster der einfachen Stichwortsuche. Diese Art der Suche ist gedacht als effektive Methode zur Lokalisierung von Informationen, in Abgrenzung zur Verschlagwortung und Navigation durch komplexe Ordnerstrukturen. Der Nutzer muss sich nicht mit aufwändigen hierarchischen Strukturen der Verwaltung beschäftigen, sondern recherchiert und navigiert über eine einfache Suchmaske á la Google über nur ein Feld zu allen Informationen, die er benötigt.
Voraussetzung dafür ist, dass die zu durchsuchenden Dokumente vorab hinreichend verschlagwortet, sprich indiziert – wurden. Darunter ist die Zuordnung von Schlagworten zu einem Dokument zu verstehen, um dessen Inhalt für spätere Suchen zu erschließen. Man unterscheidet dabei die kontrollierte Indizierung nach Schlagwortkatalog von der freien mit nicht vorgegebenen Schlagworten. Bei Social-Media-Plattformen wie Twitter wird insbesondere der Begriff des Taggings verwendet, womit eine gemeinschaftliche Indizierung bezeichnet wird.

Dokumente und Produkt­strukturen verbinden

Es klingt benutzerfreundlich und verlockend, alle gewünschten Informationen nur durch Eingabe einiger Suchbegriffe präsentiert zu wissen. Jedoch ist das nicht in allen Bereichen möglich. Insbesondere komplexe technischen Produktumgebungen stellen hier höchste Anforderungen.
Im Maschinen- und Anlagenbau, dem Energiesektor oder der Automobilzulieferindustrie beispielsweise findet man Produkte, Geräte, Anlagen und Projekte mit einer sehr komplexen und vielschichtigen Struktur. Innerhalb einer solchen Struktur gilt es, die zugehörigen Dokumente zu verknüpfen. Klassische Ordnerstrukturen a la Windows Explorer sind dafür ebenso ungeeignet wie die einfache Stichwortsuche.

Eine Pumpe, tausend Zeichnungen

Zu einer Pumpe, die mehrfach in einer Anlage oder mehreren Anlagen verbaut ist, gehört ein und dieselbe technische Zeichnung, die gleichzeitig mit allen verbauten Pumpen in den Anlagen verknüpft werden muss. In einer Ordnerstruktur läge sie also an verschiedenen Stellen. Ändert sich ihre Spezifikation, muss sie an allen Stellen synchronisiert werden. Derart unkontrolliert vervielfältigte Informationen erschweren eine saubere Versionierung, Freigaben und die Kollaboration zwischen Abteilungen und Unternehmen.

Technisches DMS für mehr Struktur

Für ein Dokumentenmanagement, das darauf zugeschnitten ist, komplexe technische Systeme wie Autos, Maschinen oder Anlagen zu strukturieren, gibt es auch den Term „DMStec“ für Systeme wie Pro.File. Solch ein „technisches DMS“ bringt alle Dokumente zu den komplexen Systemen zusammen, strukturiert sie und repräsentiert sie über die technischen Strukturen wie beispielsweise eine Anlagenstruktur und die darin verbauten Baugruppen und Teile.
Auf diese Weise lassen sich abhängig von der Struktur Beziehungen zwischen produktbezogenen Informationen herstellen. Mit diesem Beziehungswissen aus den betroffenen Dokumenten wiederum kann ein Unternehmen im Zuge der Digitalisierung informationsbasierte Arbeitsabläufe aufsetzen.

Über die reine Verschlagwortung hinaus

Dieser Ansatz geht damit weit über eine reine Verschlagwortung von Dokumenten mit Suchbegriffen hinaus und genügt damit den Ansprüchen im technischen Umfeld. Denn durch eine Verschlagwortung findet man vielleicht alle Dokumente, die besagtes Keyword enthalten, aber technische Strukturen von Projekten und Produkten sowie eine darauf aufbauende Dokumentenverwaltung und -lenkung lassen sich auf diese Weise nicht darstellen. Es kommt vielmehr darauf an, Dokumente abhängig von der Produkt-/Projektstruktur im Unternehmen zu betrachten und dann jeweils unterschiedliche Sichten einzelner Abteilungen oder Rollenverantwortliche auf ein und dasselbe Dokument zu ermöglichen.
Procad sieht hier das eine Dokumentenmanagementsoftware mit technischer Ausrichtung – ein DMStec – in Funktion eines Product Data Backbones als den Königsweg an. Dieses gemeinsame Rückgrat strukturiert alle projekt- und produktbezogenen Dokumente und Informationen im Unternehmen aus den verschiedensten Systemen.

Mehrwert

Ein auf Technik-Branchen ausgelegtes DMS verwaltet Produkte und Anlagen auf Basis ihrer Struktur, egal ob es sich um eine einfache Baugruppe oder ein unübersichtliches Infrastrukturobjekt handelt, in einer von Dokumenten losgelösten Form. Teilstrukturen kann es mehrfach und unabhängig voneinander geben. Diese Strukturen repräsentieren beispielsweise die technische Ausprägung eines Produktes, den Einbau von Modulen in übergeordneten Anlagen oder auch den „Aufstellort“. Informationstechnisch wird die Struktur über Metadaten und Verknüpfungen definiert. Die Verknüpfungen sorgen dafür, dass dieselbe Information nur einmal vorhanden ist und auch nur einmal bearbeitet werden muss.
Jedes Dokument wird im DMS-System mit definierten Informationen hinterlegt und mit und in den vorhandenen Strukturen in einem logischen Zusammenhang gebracht. Damit schafft „DMStec“ die Basis für eine effiziente Dokumentenverwaltung und -lenkung sowie für informationsbasierte Arbeitsabläufe. jbi ‹

Frank Zscheile ist IT-Journalist in München.