Virtueller Projektraum: Kommunikation direkt am Dokument

Wichtige Dokumente, die per E-Mail Anhang versendet werden, sind immer Kopien vom Original und werden an unterschiedlichen Orten und in unterschiedlichen Versionen abgelegt. Das macht die Kommunikation unsicher. Mit PROOM 3.2 wird die Kommunikation zu einem Dokument direkt an ebendieses gekoppelt, anstatt losgelöst davon abzulaufen, wie beim üblichen Versand per E-Mail plus Attachement.

Wer im privaten Umfeld heute Content übermittelt, schickt keine E-Mail mehr mit zig Bildern oder Texten im Anhang. Sondern er teilt seine Inhalte auf Social-Media-Plattformen oder anderen generischen Plattformen, wo andere sie kommentieren oder bearbeiten können. Genauso sollte es auch im Geschäftsumfeld funktionieren. Der Product- and Document Lifecycle-Spezialist Procad stellt hierfür mit PROOM eine zentrale Plattform für den Dokumentenaustausch und die externe Zusammenarbeit in technischen Unternehmen zur Verfügung. Die neue Version 3.2 wurde jetzt veröffentlicht und bietet u.a. erweiterte Kommentarfunktionen.

Vor allem technische Unternehmen, die viele verschiedene Dokumente teilen und mit externen Partnern oder Lieferanten am Dokument direkt kommunizieren müssen, profitieren von den Eigenschaften der Dokumentenaustauschplattform PROOM. Prozesssicherheit und Transparenz erhöhen sich damit deutlich. Oft fehlt der Bezug zwischen der Diskussion (im E-Mail-Verkehr) und dem jeweiligen Versionsstand eines Dokuments. Die Lösung stellt diesen Bezug her. Die Nutzer können Dokumente in virtuellen Projekträumen austauschen, dort bearbeiten und versionieren. So sind alle Projektteilnehmer informiert über den aktuellen Stand und offene Fragen zu jedem Dokument.

Version 3.2 umfasst eine Reihe neuer Funktionen, mit denen sich eindeutige Bezüge herstellen und die Zusammenarbeit noch verbessern lassen. Eine neue Kommentarfunktion ermöglicht die noch schnellere Bearbeitung durch eine Kommunikation unmittelbar am Dokument. Kommentare lassen sich in PROOM 3.2 zu jedem Projektraum und Ordner sowie zu jeder Datei hinzufügen. Sie werden gespeichert, können exportiert werden und bleiben über das gesamte Projekt erhalten. Auf Kommentare kann auch geantwortet werden und es ist möglich, Bilder und Links in den Kommentaren einzufügen.

Neben weiteren Verbesserungen unterstützt PROOM 3.2 die Richtlinien zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über eine entsprechende Funktion. Innerhalb der Administration besteht jetzt die Möglichkeit, firmeneigene Datenschutzbestimmungen einzustellen.

Bild: Virtuelle Projekträume mit PROOM-Kommunikation am Dokument anstatt unzählige Mails mit Dateianhang. Bild: Procad

0
RSS Feed

Hat Ihnen der Artikel gefallen?
Abonnieren Sie doch unseren Newsletter und verpassen Sie keinen Artikel mehr.

Mit einem * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder!

Neuen Kommentar schreiben

Entdecken Sie die Printmagazine des WIN-Verlags