Wie München Bauakten digitalisiert

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ABBYY Europe, ein führender Anbieter von Technologien und Lösungen für Dokumentenerkennung, Data Capture und Linguistik, unterstützt die Landeshauptstadt München (LHM) bei der Digitalisierung von Bauakten im Referat für Stadtplanung und Bauordnung. Ziel des Projektes ist es, eine digitale Grundlage für die Antragsbearbeitung zu schaffen und damit die Bearbeitung der Bauanträge zu vereinfachen.

Der manuelle Aufwand bei der Verarbeitung eingehender Bauanträge wird durch die automatische Digitalisierung und Klassifizierung der Akten auf ein Minimum reduziert und sorgt so für eine höhere Durchsatzrate bei der Antragsbearbeitung.

Bis zu 3 Millionen Papierseiten im Jahr

Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung ist die Bauaufsichtsbehörde der Landeshauptstadt Bayerns. Neben der Stadtsanierung, Stadtentwicklung und Bebauungsplanung ist das Referat zuständig für die Erteilung von Baugenehmigungen. Jährlich werden in der süddeutschen Metropole ca. 6’000 bis 7’000 Anträge auf Baugenehmigung gestellt. Um den Genehmigungsprozess zu optimieren, werden aus den eingehenden Bauakten nach der Digitalisierung und Klassifizierung alle relevanten Daten extrahiert, um diese dann in die e-Akten zu überführen. Dafür wurde bei der Landeshauptstadt München eine neue Arbeitsgruppe für die Bauaktendigitalisierung eingerichtet, von der bis zu 3 Millionen eingehende Papierseiten pro Jahr verarbeitet werden können. Über eine Schnittstelle wurde die neue Lösung ABBYY FlexiCapture for Mailrooms an das Untermodul eAkte angebunden. Zusammen mit den relevanten Metadaten werden die gescannten Dokumente im PDF/A Format anschließend zur digitalen Nutzung bereitgestellt.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit

„Wir haben uns für ABBYY entschieden, da ABBYY bereits in der Vergangenheit vergleichbare Großprojekte in ganz Europa erfolgreich umgesetzt hat.“ sagt der zuständige Projektleiter der Stadt München. „Das Projektmanagement war vorbildlich und die Implementierung verlief schnell und reibungslos.“

ABBYY FlexiCapture for Mailrooms ist eine intelligente Lösung für die Automatisierung des Posteingangs kundenorientierter Unternehmen und unterstützt diese dabei, den Informationsfluss so zu managen, dass die richtige Information dem richtigen Sachbearbeiter zur richtigen Zeit zur Verfügung steht. Basierend auf der mehrfach ausgezeichneten ABBYY Enterprise Capture Plattform klassifiziert FlexiCapture for Mailrooms die gesamte Eingangspost zuverlässig, von Papierdokumenten über Fax bis hin zu E-Mails. Dank innovativer Technologien für Dokumentenklassifizierung und Datenerfassung bietet die Lösung alle Funktionen, die für eine rasche, kosteneffiziente und transparente Posteingangsautomatisierung erforderlich sind. Die Posteingangslösung des Anbieters meistert den Multi-Channel-Input in nur einem System und trägt durch die einfache Integration in Unternehmensprozesse und -systeme maßgeblich dazu bei, Leistungsfähigkeit zu maximieren, die Kundenbindung zu verbessern und Entscheidungsprozesse zu beschleunigen.

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