Projektcontrolling: Interview mit Carina Pfrommer und Fabienne Rau BIM im Controlling? Wird Zeit!

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Obwohl Building Information Modeling (BIM) in der Planung mittlerweile gut etabliert ist, spielt es im Projektcontrolling bislang kaum eine Rolle. Dabei liegen gerade hier große Potenziale: bessere Datengrundlagen, Analysen, verknüpfte Kosten-Zeit-Steuerung. Warum also greift das Controlling nicht zu? Ein Gespräch mit den Expertinnen Carina Pfrommer und Fabienne Rau von Thost Projektmanagement über Datengrundlagen, Schnittstellen zwischen Planung und Controlling und den Mut, Prozesse neu zu denken.

Bauen aktuell: Wo stehen wir heute beim Thema BIM und Controlling?

Carina Pfrommer: BIM ist mittlerweile in vielen Projekten ein selbstverständlicher Bestandteil, insbesondere in der Planung. Doch an der Schnittstelle zum Controlling endet diese Durchgängigkeit: Statt einer zentralen Datenbasis arbeiten die Beteiligten mit Insellösungen – Planung im Modell, Kosten im AVA- oder Controllingsystem, separates Tool für die Terminsteuerung. Und im Controlling dominieren weiterhin Excel-Tabellen und analoge Prozesse.

Fabienne Rau: Dabei kann BIM bereits heute strukturierte und verlässliche Daten für das Controlling liefern: Mengen direkt im Modell – Termine, Kosten und Fortschrittdaten über definierte Schnittstellen integriert. Wird dieser Datenschatz konsequent genutzt, kann Controlling transparenter, vernetzter und auch visuell verständlicher werden.

Warum wird dieses Potenzial bislang kaum ausgeschöpft?

Carina Pfrommer: Oft passen die Modelldaten nicht zum Zweck des Controllings: Wichtige Attribute wie Kostengruppen oder LV-Referenzen fehlen, die Daten sind uneinheitlich oder nicht gepflegt. Ohne Aktualität und eine sinnvolle Detailtiefe verliert ein Modell an Wert. Zudem arbeiten Planer, Controller und Projektleitende meist in getrennten Systemen, es fehlen standardisierte Schnittstellen zwischen der Modellierungssoftware und den Controlling-Anwendungen der AVA, Terminplanung und Reporting.

Fabienne Rau: Hinzu kommt ein kultureller Aspekt: BIM wird oft als rein technisches Planungswerkzeug verstanden, nicht als gemeinsames Steuerungsinstrument. Und solange Auftraggeber keine klaren Anforderungen an digitale Daten stellen oder Anreize dafür schaffen, bleibt die Nutzung von BIM im Controlling Stückwerk. Es braucht eine technisch saubere und organisatorisch abgestimmte Integration.

Was wäre möglich, wenn man Controlling direkt ans Modell anbindet?

Fabienne Rau: Wir könnten ein echtes Frühwarnsystem etablieren, mit Prognosen zu Mengen, Terminen und Kosten aus einer definierten Schnittstelle zum Modell – künftig auch cloudbasiert aus einer gemeinsamen Datenbasis. Abweichungen würden sofort sichtbar, etwa durch 4D-Soll-Ist-Abgleiche oder Kostenentwicklungen je Bauteil nach der definierten Projektstruktur. Auch Simulationen alternativer Szenarien wären möglich, zum Beispiel zur Materialwahl oder zum Bauablauf. Ziel ist, dass modellbasierte Informationen regelmäßig ins Projektreporting einfließen. So lassen sich Kennzahlen direkt mit Bauteilen verknüpfen und analytisch wie steuernd nutzbar machen.

Sehen Sie bereits konkrete Use Cases für BIM im Controlling?

Carina Pfrommer: Ja, etwa die Ableitung modellbasierter Mengengerüste mit direkter Überleitung in Kostenprognosen nach DIN 276. Oder 4D-Bauablaufsimulationen mit Fortschrittsmeldungen. Auch modellbasiertes Nachtragsmanagement ist möglich: Änderungen werden entscheidungsreif transparent und dokumentiert, mit datenbasierten Bewertungen. Darüber gibt es viele technisch machbare Ansätze, die künftig Anwendung finden könnten. BIM könnte ESG mess- und steuerbar machen, indem es modellbasierte Mengen- und Nutzungsdaten in prüfbare Kennzahlen überführt (etwa Energiebedarf, CO2-Bilanz) zur Bewertung ökologischer Auswirkungen.

Was muss sich in der Zusammenarbeit ändern, damit modellbasiertes Controlling funktioniert?

Fabienne Rau: Für eine verlässliche Datengrundlage im Controlling braucht es klare Zuständigkeiten und eine Weiterentwicklung der Verantwortlichkeiten für die Datenqualität. Oft ist nicht eindeutig geregelt, wer Daten aufbereitet, prüft oder weitergibt. Ein zentraler Hebel ist die Rolle eines Informationsmanagers: jemand, der Schnittstellen koordiniert, Datenflüsse im Blick behält und dafür sorgt, dass zur richtigen Zeit die richtigen Informationen vorliegen. Außerdem müssen Fachlogiken, etwa aus der Termin- oder Kostensteuerung, in nutzbare Datenstrukturen übersetzt werden. Dafür ist Schnittstellenkompetenz gefragt sowie einfache Standards und gemeinsame Regeln. Controller und Projektsteuernde werden damit zu Strukturbauern und Moderatoren – mit einem tiefen Verständnis für Datenqualität und Prozessintegration.

Wie verändert sich die Rolle des Controllings im Zuge der Digitalisierung?

Carina Pfrommer: Das Controlling entwickelt sich von einer Berichtsfunktion hin zu einem aktiven Steuerungs- und Entscheidungssystem. Statt Nachlaufberichten rücken schnellere Datenerfassung, Szenarien und Frühwarnindikatoren in den Fokus. Ampeln, Forecasts und Simulationen aus einer zentralen Datenbasis machen Risiken und Chancen frühzeitig erkenn- und steuerbar. Modellbasiertes Controlling ist technisch längst möglich – entscheidend ist der nächste Schritt: Klare Zuständigkeiten, verbindliche Standards und ein gemeinsames Verständnis, wie Controlling-Anforderungen schon früh in AIA/BAP verankert werden. Ebenso wichtig ist der Mut, gewohnte Rollenbilder aufzubrechen und Verantwortung für Datenqualität zu übernehmen. BIM liefert die Datenbasis, Controlling die Steuerungsmethodik. Damit entwickelt sich die Projektsteuerung gezielt weiter – vernetzt, vorausschauend, datenbasiert wertschöpfend.