ERP-Lösung: Neue Qualität der Datenverarbeitung

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Das Traditionsunternehmen Schwank GmbH ist Weltmarktführer – in einem hoch spezialisierten Nischenmarkt. Der Mittelständler entwickelt und realisiert Systeme zum Heizen und Kühlen von Sportstätten, Hangars, Industrie-, Gewerbe- und Logistikhallen. Durch die Umstellung auf ProAlpha ERP konnte das Unternehmen seine Abläufe optimieren und effizienter gestalten.

Das Spektrum der Schwank GmbH reicht von der 80 m² großen Produktionshalle eines Handwerkbetriebs bis hin zu riesigen Lagerhallen mit Flächen bis zu 80.000 m². „Wir arbeiten mit der Infrarottechnologie“, erklärt Inhaber und Geschäftsführer Oliver Schwank. „Der Vorteil für unsere Kunden: Die Wärme ist sofort spürbar – genau dort, wo sie gebraucht wird. Ohne vorherige Aufheizphase.“ Schwank-Produkte zeichnen sich durch ihre hohe Energieeffizienz aus, speziell in großen Hallen. Um am Markt auch organisatorisch durch punktgenaue, schnelle und hocheffiziente Abläufe zu überzeugen, entschied sich Schwank 2015 für den Umstieg auf die ERP-Lösung ProAlpha. Mit Erfolg: Das Unternehmen ist gut für die Zukunft aufgestellt und erzielt im Heimatmarkt hohe Wachstumsraten im zweistelligen Bereich.

Kontinuierliche Entwicklung seit über 85 Jahren

Die Anzahl der Mitbewerber hat, weltweit gesehen, große Ausmaße angenommen. Als Marktführer muss Schwank den Mitbewerbern immer eine Nasenlänge voraus sein. Dabei stehen technische Innovationen und Qualität im Vordergrund.

Wettbewerbsentscheidend ist im deutschen und europäischen Markt der Wirkungsgrad einer Heizlösung. Grund dafür sind die vergleichsweise hohen Energiekosten. Speziell in den europäischen Märkten steht Schwank vor der Aufgabe, die Wirkungsgrade seiner Produkte immer weiter zu verbessern. „Die Wirtschaftlichkeit unserer Produkte ist hierzulande der entscheidende Faktor für unseren Markterfolg“, bestätigt Jan Merwitz, Leiter Finanzen, IT und Controlling bei Schwank, und sagt: „Unser ERP-System spielt in diesem Zusammenhang eine wichtige Rolle. Es hilft uns dabei, unsere Prozesse zu vereinfachen und im Tagesgeschäft immer effizienter zu werden.“

Neue ERP-Lösung: Entscheidung für die Zukunft

Der Investitionsbedarf in ProAlpha entstand, weil die zuvor installierte ERP-Lösung vom Hersteller nicht mehr
weiterentwickelt und gewartet wurde. Daraufhin begann die Suche nach einem Ersatzsystem. Sechs Anbieter kamen in die engere Auswahl. Zwei erhielten Gelegenheit, ihre Stärken in einem einwöchigen „Proof of Concept“-Projekt zu beweisen. „Wir wollten keine Experimente eingehen und suchten daher einen renommierten Anbieter mit viel Erfahrung. Wichtig war uns auch, dass der künftige ERP-Partner seinen Fokus auf den Mittelstand richtet. Und natürlich kam es auch auf die Auswahl der verfügbaren Leistungsmodule an“, berichtet Merwitz „Nach Abwägung aller Argumente fiel die Entscheidung für ProAlpha.“

Zentrale Datendrehscheibe

Das ERP-System sorgt bei Schwank für den durchgängigen Datenfluss entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Das beginnt beim Außendienst, der im CRM-System Angebote und Aufträge erstellt. Dann prüft der Vertriebsinnendienst die Daten und gibt sie weiter an die Projektierung und Fertigung. Dafür werden ein Fertigungsauftrag angelegt und die Bedarfe ausgelöst, die über das ERP-System sogleich an den Einkauf übermittelt werden. Anschließend folgt die Kommissionierung: Anhand der übermittelten Informationen werden im Lager alle Teile zusammengestellt und an die richtige Fertigungsstation gebracht. Nach Abschluss der Fertigung folgen der Versand und die automatische Lieferschein- und Rechnungserstellung. Für alle Stationen ist das ERP-System die zentrale Datendrehscheibe.

„Wir haben durch ProAlpha einen großen Schritt nach vorne gemacht“, sagt Merwitz und erklärt: „Auch in unserem alten ERP liefen Daten zusammen. Die Unterschiede liegen in der Qualität der Daten und in deren Nutzbarkeit. Das Gesamtsystem ist heute deutlich transparenter und variabler. Dies und die zuverlässig hohe Datenqualität sind aus unserer Sicht essenziell, um sich im Zeitalter der Digitalisierung zukunftssicher aufzustellen.“ Hinzu kommt: „Mit unserer Entscheidung für ProAlpha hat ein Umdenken in der gesamten Organisation stattgefunden“, sagt Schwank. „Themen wie Daten-Handling und Datenverständnis stehen bei uns heute viel mehr im Fokus als dies früher der Fall war.“ Im Zuge der Umstellung wurde die alte Datenstruktur und -organisation analysiert, optimiert und anschließend in neuer Form von allen Mitarbeitern trainiert – etwa im Hinblick auf die Datenneuanlage und Datenpflege. Dies hat zu einem Bewusstseinswandel in der Belegschaft geführt.

Individuelle Möglichkeiten durch ERP-Lösung

„Mit dem neuen ERP-System haben wir völlig neue Möglichkeiten bekommen. Um diese optimal nutzen und – beispielsweise in Form individueller Auswertungen – wirklich ausreizen zu können, muss man erstmal das nötige Know-how aufbauen“, so Merwitz. „ProAlpha hat uns dabei gut unterstützt. Wir hatten als feste Ansprechpartner vier Consultants, zu denen wir einen sehr guten Draht haben. Dieses Miteinander war und ist bis heute ein wichtiger Hebel für den bedarfsgerechten Einsatz der Module und zur Verwirklichung unserer weiteren Ausbaupläne.

Welche Module dem Unternehmen den größten Mehrwert bringen? Mobile Lösungen im Lager gehören unbedingt dazu: „Früher sind die Kollegen mit Stift und Papier durchs Lager gezogen und mussten jede Aktion nachträglich per Hand dokumentieren. Heute erledigen wir alles per Scanner und in Echtzeit“, sagt Schwank. Der Vorteil: Die „Schnittstelle Lager“ ist keine Unbekannte mehr. Alle Teile-, Material- und Bewegungsdaten werden unmittelbar erfasst – der aktuelle Lagerbestand ist umgehend im System abgebildet.

Vorteile bringt auch CA-Link, über das ProAlpha direkt mit Autodesk Inventor und Autocad in der Konstruktion spricht. Es stellt CAD-Modelle, technische Zeichnungen und Stücklisten aus dem Kon­struktionsprozess so für nachfolgende Arbeitsschritte bereit. Hinzu kommt die Integration Workbench (INWB) als Brückenkopf zu Drittsystemen. „Wir haben darüber beispielweise die Betriebsdatenerfassung des ProAlpha-Partners Tisoware angebunden“, bestätigt Merwitz und ergänzt: „Noch wertvoller ist für mich als Controller der ProAlpha Analyzer. Mit diesem Tool kann ich Daten in großer Fülle und in fast beliebiger Kombination auswerten und aufbereiten. In einer Geschwindigkeit, die vorher undenkbar war.“ Bei aller Begeisterung gibt es aber auch nach zwei Jahren im Echtbetrieb noch Entwicklungspotenzial. So zum Beispiel beim Management-Cockpit für die Geschäftsführung. „Für die Aufgaben in der strategischen Unternehmensführung sind wir gerade dabei, ein Cockpit zu entwickeln“, sagt Schwank. „Wenn es so weit ist, werde ich mir dort sehr schnell einen Echtzeitüberblick über die wichtigsten Geschäftskennzahlen holen können.“

Fazit

Hinzu kommen spannende Ausbauperspektiven. „Aus meiner Sicht nutzen wir das Potenzial von ProAlpha gerade mal zu 50 Prozent“, sagt Merwitz. „Es gibt einige Module, die wir bisher gar nicht einsetzen. Deshalb werden wir unsere ERP-Lösung kontinuierlich erweitern – mittelfristig etwa um das Modul Web-Portal.“ Damit wird der Außendienst künftig über einen Web-Browser auf die für ihn wichtigen Daten im ProAlpha ERP zugreifen und im Gegenzug eigene Auftragsdaten in Echtzeit einspielen. Von überall aus, einfach mithilfe eines internetfähigen Endgeräts. Das entlastet den Vertriebsinnendienst und beschleunigt die Gesamtprozesse.

Von Robert Reitmeier.

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