Ersatzteilmanagement: Stabile Lieferketten trotz Krise -- aber wie?

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Mit einem plattformbasierten Ersatzteilmanagement wie dem von Partscloud lassen sich Unterbrechungen der Lieferketten abfedern.

• Seit rund zwei Jahren befinden sich viele Unternehmen, vor allem KMU im produzierenden Gewerbe, im permanenten Krisenmodus.

• Wichtige Lieferketten waren zu Beginn der Corona-Pandemie unterbrochen, haben sich vorübergehend wieder stabilisiert und sind infolge des Russland-Ukraine-Kriegs regional erneut unterbrochen.

• Der Maschinenbau ist abhängig von funktionierenden Lieferketten.

• Benjamin Reichenecker, Gründer und Geschäftsführer von Partscloud, einer Plattform für das Ersatzteilmanagement, analysiert die Situation unter dem Gesichtspunkt der Engpässe und Schwierigkeiten rund um Ersatzteile im B2B-Segment.

Die aktuelle Situation zeigt, wie abhängig der Maschinenbau von funktionierenden Lieferketten ist. Das betrifft auch das Ersatzteilmanagement.

Lieferschwierigkeiten gibt es derzeit generell bei Elektronikbauteilen und speziell bei Komponenten für industrielle Steuerungssysteme und Automatisierungstechnik. Mangelware sind auch Gussteile sowie handarbeitsintensive Baugruppen wie Kabelbäume, was die Auslieferung von Neuanlagen verzögert oder gar unmöglich macht. Die Exportsanktionen wiederum treffen nicht alle Unternehmen, sondern nur jene, die im Russlandgeschäft bislang aktiv waren. Im Worst Case ist ein Auftrag schon fertig produziert und darf jetzt nicht mehr geliefert werden, wodurch Kapital vergeudet wurde. Abstellflächen sind überfüllt mit fertigen Anlagen oder Fahrzeugen, was einer gigantischen Kapitalbindung gleichkommt.

Neue Möglichkeiten zur Kostensenkung erschließen

Die Inflation setzt den Herstellern ebenfalls zu. Rohstoffe werden teurer, wenn sie denn überhaupt verfügbar sind. Gegenwärtig bereiten den Unternehmen vor allem die stark gestiegenen Treibstoffkosten und damit höheren Transportkosten Sorgen. Hinzukommen Cyber-Angriffe, die den Geschäftsbetrieb oder die Produktion zum Erliegen bringen können, aktuell besonders als gezielte russische Gegenreaktion auf die Sanktionen. Die Folge dieser sich häufenden Krisenereignisse und Bedrohungsszenarien ist, dass Unternehmen in den letzten zwei Jahren grundlegende Prozesse nicht überdenken konnten, um sie gegebenenfalls zu optimieren. Der Optimierungsbedarf ist jedoch nicht von der Hand zu weisen. Angesichts steigender Kosten müssen Unternehmen schnell neue Möglichkeiten zur Kostensenkung finden. Dabei gibt es mehrere „Baustellen“, um zeitnah anzusetzen – und eine davon ist das Ersatzteilmanagement. Akut betroffene Unternehmen werden aktuell versuchen, das wegbrechende Geschäft zu kompensieren. Eine Möglichkeit sind höhere Umsätze im Ersatzteilgeschäft, wofür eine funktionierende Distributionslogistik erforderlich ist.

Ersatzteilgeschäft und Ersatzteilmanagement in der Klemme

Eines der größten Probleme bei Ersatzteilen waren zuletzt und sind nach wie vor Schwankungen bei der Preisentwicklung und Versorgungslage. Dieser instabile Dauerzustand hat auch die Verfügbarkeit von Ersatzteilen im Maschinenbau beeinflusst – und damit die Nachfrage aus dem Takt gebracht. Als die Schwankungen und die Unsicherheit immer deutlicher wurden, haben einige Unternehmen damit angefangen, Teile für die Ersatzteilversorgung zu horten, um auf „Nummer sicher“ zu gehen. Die Folge war, dass mehr Kapital als üblich gebunden wurde und Lagerressourcen geschaffen werden mussten, was weitere Kosten verursachte.

Um sich vor weiteren Preis- und Logistikschocks zu schützen, richteten einige Unternehmen sogar eigene kleine Ersatzteillager ein, die jedoch sehr kostenaufwändig sind, Platz, Personalressourcen und Know-how erfordern – und sich eigentlich nicht lohnen. Die Eigenbevorratung und Zwischenlagerung in großem Stil, seien es Produktionsmaterialien oder Ersatzteile, widerspricht zudem genau den Optimierungen der Logistik und Lagerhaltung, die man durch Just-in-Time und Just-in-Sequence in den letzten Jahrzehnten angestrebt und erreicht hat. Bewährte Logistikbeziehungen könnten damit auf den Prüfstand gestellt werden.

Kosten sparen und hohe Erwartungshaltung erfüllen

Aktuell ist Einsparpotenzial gefragt, überall wo es möglich ist. Zugleich erwarten B2B-Kunden in Zeiten der „On Demand“-Servicekultur von den Herstellern, dass Ersatzteile genauso schnell lieferbar sind, wie Online-Bestellungen im Consumer-Markt abgewickelt werden. Interne Lagerlogistikprozesse erweisen sich aber oft als zu teuer und zu langsam. Der Ersatzteilversand aus dem eigenen Produktionslager ist oft mit geringer Verfügbarkeit und Wartezeiten verbunden. Hochwertige Ersatzteilservices könnten mittelständische Unternehmen zwar mithilfe professionalisierter Abwicklung durch einen 3rd Party Logistics Provider (3PL) realisieren. Die Ersatzteilvolumina von KMU-OEMs sind jedoch oft zu gering für eine Partnerschaft mit professionellen 3PLs, die eher die Großindustrie bedienen. Die hohe Anzahl von APIs zwischen den Systemen ist zudem kompliziert und teuer zu implementieren und der Komplexitätsgrad für kleine und mittlere Maschinenbau OEMs kaum beherrschbar.

Eine benchmark-gerechte Ersatzteilverfügbarkeit zu gewährleisten, ist für mittelständische Maschinen- und Anlagenbauer daher kaum möglich. Diese stellt weltweit die optimale Lieferfähigkeit sicher und ist radikal an den Anforderungen der Kunden ausgerichtet. Hierbei sind späte Cut-Off- Zeiten, damit verbunden kürzeste interne Durchlaufzeit eines Auftrags sowie eine umfassende Auswahl an Versandoptionen entscheidend.

Je näher das Ersatzteillager an Logistik-Hubs liegt, desto spätere Cut-Off-Zeiten sind möglich. Forwarder spezialisieren sich auf unterschiedliche Versandarten zu unterschiedlichen Preisen. Eine große Auswahl an angebundenen Carriern ermöglicht für den OEM den zeit- und kosteneffizientesten Versand für jede Sendung, was wiederum den CO2-Fußabdruck des Ersatzteilgeschäfts positiv beeinflusst.

Viele Herausforderungen im Ersatzteilmanagement – Plattform als Lösung

Die Herausforderungen in der Ersatzteillogistik sind vielfältig. Eine Plattform für Ersatzteilmanagement bietet hier großes Potential, um sowohl die Kosten als auch die Qualität der Ersatzteilversorgung zu optimieren. Eine Plattform dieser Art ermöglicht es, Fulfillment und Lagerlogistik zentral zu verwalten, Kapazitäten flexibel zu erweitern und die Ersatzteilprozesse zu optimieren. Der Plattformbetreiber bindet den OEM an hochwertige Logistikpartner an, die Ersatzteile empfangen, lagern und verschicken sowie Retouren bearbeiten. Der OEM steuert dabei seine digitale Ersatzteillogistik per Mausklick. Angefangen bei direkter Kommunikation und digitaler Zusammenarbeit über tiefe Einblicke in das Lager, automatisierte Carrier Selection bis hin zur digitalen Prozessüberwachung mit Monitoring & Alerting vereint die Plattform alles an einem Ort.

Effiziente Bündelung, höhere Standards und ein durchdachtes Management kennzeichnen diesen zeitgemäßen Ansatz. So lassen sich kleinere Kundenvolumina zu einem großen virtuellen „Corporate- Grade“-Kunden bündeln und gemeinsamer Traffic nutzen, um bessere Konditionen als im Markt auszuhandeln. Ziel ist es zudem, die Kundenprozesse auf Best-Practice-Niveau der Branche zu hieven und höhere Service-Levels zu erreichen. Transparenz mittels Live-Daten aus den Warehousing- und Fulfillment-Prozessen soll es Führungskräften ermöglichen, wichtige Entscheidungen faktenbasiert und in kürzester Zeit zu treffen und in einer standardisierten Umgebung sofort umzusetzen.

Service, Verfügbarkeit und Kosten

Neben den außergewöhnlichen Herausforderungen durch das politische Weltgeschehen gibt es auch positive Trends wie den Wandel zur Elektromobilität. Der stellt jedoch manche Hersteller ebenfalls vor akute Platzprobleme, weil das Geschäft geradezu explodiert. Hier in teure Lagerinfrastruktur für Ersatzteile zu investieren, statt in digitalisierte Kernprozesse im Bereich Entwicklung und Produktion, ist strategisch nicht zielführend. Sinnvoller ist das Outsourcing transaktionaler Nebenprozesse wie das „Pakete packen“ an spezialisierte Dienstleister, deren Services – über eine Plattform digital angesteuert – sich sehr effizient und vor allem zügig aufschalten und flexibel nutzen lassen.

Eine Plattform für das Ersatzteilmanagement bietet dank Skaleneffekten die Chance für besseren Service, höhere Verfügbarkeit und zugleich geringere Kosten. Hersteller können sich wieder auf ihr eigentliches Geschäft konzentrieren, während der Plattformpartner das Management des kompletten Order-to-Deliver Prozesses für ihre Ersatzteile übernimmt – von Einkauf über Lagerung bis hin zu Fulfillment und Retouren.

Digitale Plattform schafft Synergien

Das effiziente Management von Ersatzteilen über eine moderne digitale Plattform schafft deutliche Synergieeffekte und reduziert den Transportkostenanteil pro Ersatzteil. Aktuelle Schwankungen lassen sich damit sehr gut abfedern und das Anlegen eines umfangreichen Ersatzteillagers ist nicht erforderlich. Ein reibungsloses und zeitgemäß schnelles Ersatzteilmanagement ist schließlich wichtig für die Kundenzufriedenheit – und kann der entscheidende Türöffner für Folgeaufträge sein.

Weitere Informationen: https://partscloud.com/

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie sich Resilienz in der Produktion erreichen lässt.

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