Digitale Transformation in Unternehmen: Wie Sie den Überblick behalten

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Viele haben die Erfahrung gemacht, dass sie und ihre Mitarbeiter viel Zeit mit dem Suchen und Finden von Informationen und Dokumenten im Unternehmen verbringen.

Hier erfahren Sie, wie es gelingt, auch inmitten der Datenflut die Übersicht zu behalten und die digitale Transformation in Unternehmen auf die richtige Bahn zu lenken.

Digitale Transformation in Unternehmen: Wettbewerbsfähigkeit erhalten

Die digitale Transformation ist für alle Unternehmen, vom Kleinunternehmen bis zum Konzern, unerlässlich. Diese Botschaft kommt laut und deutlich aus scheinbar jeder Grundsatzrede, Podiumsdiskussion, jedem Artikel oder jeder Studie, die sich darauf bezieht, wie Unternehmen wettbewerbsfähig und relevant bleiben können, während die Welt zunehmend digital wird. Was vielen Unternehmen nicht klar ist, ist die Bedeutung der digitalen Transformation.

Datenflut von einer Vielzahl an Dokumenten und Informationen

Speziell in Unternehmen mit einer eigenen Konstruktion werden sehr viele Dokumente und Informationen erstellt. Gerade große Baugruppen bestehen aus einer Vielzahl an Einzelteilen, die wiederum aus Geometrien, Zeichnungen und Dokumenten bestehen. Es ist daher kein Wunder, dass schnell Tausende oder Zehntausende Dokumente und Informationen in Ihrem Unternehmen zusammenkommen. Wer behält bei dieser Datenmasse den Überblick? Sie kennen sicherlich die Situation, dass Ihre Mitarbeiter im Tagesverlauf viel Zeit in das Suchen und Finden bestimmter Dokumente, Teile oder Informationen investieren müssen – Zeit, die für die Produktivität Ihres Unternehmens sicherlich besser genutzt werden kann.

Abteilungsübergreifende Dokumente und Informationen

Da Ihr Unternehmen nicht nur aus einer Konstruktionsabteilung, sondern aus weiteren Abteilungen wie zum Beispiel dem Vertrieb, dem Einkauf und der Fertigung besteht, kommen zu den eigentlichen Konstruktionsdaten noch weitere Informationen und Dokumente hinzu, zum Beispiel für Anfragen, Berechnungen, Einkaufsinformationen und Fertigungsdaten. Dies erhöht die Komplexität in Ihrem Unternehmen ungemein. Oftmals entsteht die Situation, dass Ihre Mitarbeiter Informationen oder Dokumente nicht finden und die Daten in den entsprechenden Abteilungen anfordern, was wiederum Ihre Mitarbeiter zusätzlich belastet oder von der eigentlichen Tätigkeit abbringt.

Individuelle Ablagegewohnheiten

Erschwerend wirkt sich aus, dass die meisten Ihrer Mitarbeiter eine eigene Art der Dateiverwaltung nutzen und Dateibenennungen oder Ablageort von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren. Diese speichern Dokumente und Informationen teils nur lokal auf Ihren Geräten ab, wodurch ihre Kollegen keine Kenntnis über benötigte Informationen erhalten. Zusätzlich werden diese auf den Server hinterlegt und so entstehen schnell veraltete oder doppelte Informationen – ein Zustand, der das Suchen und Finden von Dokumenten und Informationen weiter verkompliziert.

Verlust und Wiederbeschaffung

Gerade durch diese komplexe und unterschiedliche Datenspeicherung benötigen Ihre Mitarbeiter nicht nur viel Zeit zum Suchen und Finden von Dokumenten und Informationen, es kommt auch vor, dass Sie die benötigten Daten nicht mehr auffinden können und diese als verloren gelten.

Wenn Sie in Zeitdruck bei der Projektumsetzung geraten, werden die bereits beschriebenen Umstände dazu führen, dass Sie Ihre Termine eventuell nicht halten können und die Rentabilität des Auftrags deutlich abnimmt. Hinzu kommt, dass Sie Dokumente und Informationen neu beschaffen müssen, sei es durch interne Anfragen, die Ihre Mitarbeiter von Ihrer eigentlichen Arbeit abhält, oder die externe Beschaffung, die wiederum Kosten verursacht und enorm zeitaufwendig ist.

Neuerstellung von eigentlich vorhandenen Daten

Bei nicht wieder auffindbaren Konstruktionen, ganz gleich, ob es sich um eine Baugruppe oder ein Einzelteil handelt, ist die Folge, dass Sie unnötige und teure Neukonstruktionen vornehmen müssen, die Sie wiederum wertvolle Zeit kosten. Es kann zusätzlich der Fall eintreten, dass Sie doppelte Artikel generieren, die eigentlich komplett Identisch sind. Diese nehmen Ihnen Lagerplätze weg oder führen zu falschen Fertigungen, da Indexstände und Änderungen nicht mehr nachvollzogen werden können.

Digitale Transformation in Unternehmen: Intelligente Datenverwaltung

Ihre Daten stellen letztlich Ihr Kapital und Ihr Know-how dar – dementsprechend sollten sie auch behandelt werden. Es ist von immenser Bedeutung, den Überblick stets zu behalten und jeder Zeit Zugriff auf die benötigten und vor allem korrekten Daten zu haben. Hierzu bietet sich das Produktdatenmanagement-System Helios vom PDM-/PLM-Lösungsanbieter ISD Group an. Mithilfe eines solchen Systems lässt sich eine Vielzahl an Dokumenten und Informationen sehr leicht verwalten. Sie werden so intelligent abgespeichert und mit Informationen verknüpft, dass ein Auf-finden der Daten sehr schnell und einfach funktioniert.

Je mehr von ihren Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen an einem Prozess beteiligt und in diesem eingebunden sind, umso wichtiger wird es, die Dokumente und Informationen zur richtigen Zeit, in der richtigen Version zur Verfügung zu stellen. Hier hilft Ihnen ein workflowgesteuerter Prozess, der es Ihnen erlaubt alle relevanten Personen so einzubinden, dass z.B. eine Freigabe zur Produktion erst erteilt wird, wenn alle vor- her definierten Daten vorhanden sind und geprüft wurden.

Unternehmensstandard und zentraler Datenspeicher

Je mehr Ihrer Abteilungen und Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt und eingebunden sind, umso wichtiger wird es die Dokumente und Informationen zur richtigen Zeit, in der richtigen Version zur Verfügung zu stellen. Auch hier hilft Ihnen ein workflowgesteuerter Prozess, der es Ihnen erlaubt alle relevanten Personen nach Ihrem Unternehmensstandard zusammenarbeiten zu lassen.

Damit Sie jeder Zeit auf alle relevanten Daten zugreifen können, ist ein zentraler Datenspeicher unerlässlich. Dadurch verhindern Sie, dass verschiedene Kopien mit unterschiedlichen Versionen existieren. Außerdem wer- den Dokumente und Informationen vom Server abgerufen, womit immer der richtige Datenstand benutzt wird.

Revisionssichere Datenablage und Datenverknüpfungen

Ihre Daten werden durch ein Produktdatenmanagement-System in einem zentralen Datenspeicher abgelegt, mittels workflow-gesteuerten Prozessen abteilungsübergreifend zur Verfügung gestellt und intelligent verwaltet. Hinzu kommt, dass Ihre Daten revisionssicher abgespeichert werden. Sie verhindern dadurch den Verlust sensibler und wichtiger Informationen für Ihr Unternehmen.

Um zeitintensive Datenwiederbeschaffung zu vermeiden, verknüpfen Ihre Mitarbeiter entsprechende Dokumente wie zum Beispiel Datenblätter oder Beschreibungen mit dem Artikel. Durch diese Technik haben sie stets alle wichtigen Dokumente und Informationen beisammen, ohne in Zeitengpässe zu geraten.

Digitale Transformation in Unternehmen: Klassifizierungen und Sachmerkmale

Einmal erstellte Konstruktionen sollten nicht mühselig und kosten-intensiv neukonstruiert werden müssen. Aus diesem Grund arbeitet ein Produktdatenmanagement-System mit intelligenten Suchen und Klassifizierungen. Eine Konstruktion wird dabei mit Sachmerkmalen versehen, damit diese aus einer Vielzahl ähnlicher Konstruktionen, wie zum Beispiel Antriebsmotoren, herausgesucht werden, ohne dass eine Ergebnisliste mit hunderten Einträgen angezeigt wird.

Von Stefan Höner.

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